- نوشته شده توسط: دانیال بقایی
- یکشنبه ۲۲ تیر ۱۴۰۴
- دسته بندی : راهنمای مشاغل
مقدمه
با گسترش اینترنت و حرکت دستگاه قضایی کشور به سوی دادرسی الکترونیک، نیاز به بستری مطمئن، در دسترس و دقیق برای ارائه خدمات قضایی به شهروندان بیش از گذشته احساس می‌شد. پاسخی که نظام قضایی به این نیاز داد، راه اندازی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی بود؛ دفاتری که حالا به عنوان حلقه اتصال مردم با قوه قضاییه شناخته می‌شوند و تحولی چشمگیر در نحوه تعامل مردم با عدالت ایجاد کرده‌اند.
اگر تا چند سال پیش، ثبت دادخواست، ارائه شکواییه، پیگیری پرونده یا دریافت ابلاغیه مستلزم رفت وآمدهای مکرر به دادگستری و اتلاف وقت و انرژی بود، اکنون با مراجعه به این دفاتر، بسیاری از امور قضایی با سرعت، نظم و شفافیت بیشتری انجام می‌شود. اما این دفاتر دقیقاً چه کار می‌کنند؟ چه خدماتی ارائه می‌دهند؟ برای استفاده از آن‌ها چه مدارکی لازم است؟ و هزینه ارائه خدمات در این دفاتر چگونه است؟
در این مقاله به‌صورت جامع به این پرسش‌ها پاسخ خواهیم داد. اگر شما هم به‌دنبال یافتن پاسخ این سؤالات هستید، همراه ما باشید.
دفاتر خدمات الکترونیک قضایی چیستند؟
تعریف کاربردی
دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، نهادهایی وابسته به قوه‌قضاییه هستند که به منظور ارائه بخشی از خدمات قضایی به صورت غیرمستقیم، طراحی و تأسیس شده‌اند. این دفاتر به عنوان نماینده رسمی قوه‌قضاییه، مأموریت دارند بسیاری از امور اداری، ثبتی و ارتباطی مرتبط با دادرسی را از طریق سامانه‌های الکترونیکی رسمی انجام دهند.
در عمل، این دفاتر نقطه تماس مردم با ساختار دیجیتالی شده عدالت هستند. شهروندان می‌توانند بدون نیاز به مراجعه مستقیم به مراجع قضایی، با حضور در این دفاتر، اقداماتی مانند ثبت شکواییه، ارسال دادخواست، دریافت ابلاغیه‌ها، ثبت نام در سامانه ثنا و پیگیری وضعیت پرونده‌های خود را به صورت قانونی و رسمی انجام دهند.
سابقه راه‌اندازی و نقش قوه‌قضاییه
ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، بخشی از سیاست تحول در قوه‌قضاییه با هدف هوشمندسازی فرآیند دادرسی بود. این دفاتر از سال ۱۳۹۲ با همکاری مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه‌قضاییه راه اندازی شدند و به تدریج در سراسر کشور توسعه یافتند.
نقش قوه‌قضاییه در طراحی، راه‌اندازی، نظارت و پشتیبانی‌فنی این دفاتر بسیار پررنگ است. تمامی فعالیت‌ها از طریق سامانه‌های داخلی این قوه (نظیر سامانه ثنا و عدل ایران) انجام می‌شود و کارکنان دفاتر نیز موظف به رعایت دستورالعمل‌ها و استانداردهای تعیین شده از سوی دستگاه قضا هستند.
خدمات قابل ارائه در دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
ثبت دادخواست‌ها و شکواییه‌ها
یکی از مهم‌ترین خدمات این دفاتر، ثبت و ارسال رسمی دادخواست‌ها، شکواییه‌ها و اظهارنامه‌ها از طرف شهروندان به مراجع قضایی است. این خدمات از طریق سامانه‌های رسمی قوه‌قضاییه انجام شده و پرونده مستقیماً در شعبه مربوطه ثبت و در چرخه دادرسی قرار می‌گیرد.
افراد می‌توانند با در دست داشتن مدارک لازم، شکایات کیفری، دادخواست‌های حقوقی و درخواست‌های اداری خود را بدون نیاز به مراجعه به دادگاه یا سردرگمی در رویه‌های قضایی به صورت مکتوب و قانونی از طریق این دفاتر ثبت نمایند.
این دفاتر تنها به دعاوی ابتدایی محدود نیستند. شهروندان می‌توانند درخواست‌های مربوط به شورای حل‌اختلاف، دادگاه‌های تجدیدنظر، دیوان عدالت اداری، دادسراها و سایر مراجع قضایی تخصصی را نیز از طریق این دفاتر ثبت کنند.
پیگیری پرونده‌ها و ابلاغ الکترونیکی
از دیگر خدمات کلیدی این دفاتر،می‌توان به پیگیری وضعیت پرونده‌ها و دریافت ابلاغیه‌های رسمی اشاره کرد. با ثبت‌نام در سامانه ثنا، هر فرد می‌تواند نام کاربری و رمز عبور مخصوص به خود را دریافت کرده و در آینده، با مراجعه به دفتر یا به صورت آنلاین، وضعیت پرونده خود را بررسی کند.
همچنین ابلاغیه‌های قضایی از طریق این سامانه صادر شده و شهروندان از طریق مراجعه به این دفاتر یا چک کردن سامانه ثنا، می‌توانند به آن‌ها دسترسی پیدا کنند. این فرآیند جایگزین ارسال فیزیکی و زمان بر ابلاغ‌ها شده و موجب صرفه‌جویی در زمان،دقت بیشتر و جلوگیری از تخلفات احتمالی می‌شود.
ارائه خدمات مشاوره حقوقی
در برخی دفاتر، امکان دریافت مشاوره حقوقی اولیه نیز وجود دارد. این خدمات معمولاً توسط کارکنان آموزش دیده یا کارشناسان حقوقی ارائه می‌شود و هدف آن، راهنمایی اولیه به مراجعان برای انتخاب مسیر درست قضایی، تعیین نوع درخواست مناسب، جمع آوری مدارک و تکمیل فرم هاست.
اگرچه این مشاوره‌ها جایگزین مشاوره تخصصی وکلای دادگستری نیست، اما برای بسیاری از امور عمومی، راهگشا بوده و موجب کاهش خطا، سردرگمی و دوباره‌کاری در فرآیند پیگیری پرونده‌ها می‌شود.
مزایای استفاده از دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
حذف مراجعه مستقیم به دادگستری
یکی از اهداف اصلی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، کاهش حجم مراجعات حضوری مردم به دادگستری‌ها و شعب قضایی بود. با راه‌اندازی این دفاتر، شهروندان می‌توانند بسیاری از امور دادرسی را بدون ورود به محیط پرتنش دادگاه، از طریق این مراکز رسمی و در محیطی آرام تر پیگیری کنند.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه
متمرکز بودن خدمات، استاندارد بودن رویه‌ها، و حذف رفت‌وآمدهای بی‌مورد به چند نهاد مختلف، موجب صرفه جویی چشمگیر در وقت و هزینه افراد می‌شود. بسیاری از مراجعان به جای طی مراحل پرپیچ وخم اداری در سیستم سنتی، می‌توانند با یک بار مراجعه به دفتر خدمات قضایی، درخواست خود را ثبت و نتیجه را پیگیری کنند.
کاهش خطاهای انسانی
در این دفاتر، فرم ها، مراحل و اطلاعات به صورت الکترونیکی و تحت نظارت سامانه مرکزی قوه قضاییه تکمیل می‌شوند. این ساختار، خطاهای معمول در تنظیم شکواییه یا دادخواست را کاهش داده و از بروز اشتباهات اداری یا ناقص بودن پرونده جلوگیری می‌کند.
پیگیری ساده‌تر پرونده‌ها از طریق سامانه
با راه اندازی سامانه ثنا و اتصال دفاتر خدمات الکترونیک به آن، امکان پیگیری وضعیت پرونده، مشاهده ابلاغیه‌ها، اطلاع از روند رسیدگی و دریافت رمز پرونده برای کاربران فراهم شده است. این امکان، علاوه بر ایجاد شفافیت، موجب ارتقای سطح آگاهی حقوقی افراد از مسیر پرونده‌شان می‌شود.
نحوه استفاده از خدمات این دفاتر
مراجعه حضوری
برای استفاده از خدمات دفاتر، کافی است شهروند با مدارک لازم به یکی از دفاتر فعال مراجعه کرده و درخواست خود را با کمک کارشناس مربوطه ثبت کند. روند کار کاملاً سیستماتیک بوده و پس از ثبت، رسید یا کد رهگیری به مراجعه کننده داده می‌شود.
مدارک لازم برای ثبت دادخواست یا شکواییه
برای ثبت درخواست باید مدارک هویتی(کارت‌ملی و شناسنامه)، مستندات مرتبط با موضوع شکایت یا دادخواست، کپی اسناد و اطلاعات طرف مقابل را همراه داشته باشید،سپس کارشناس مربوطه پیش از ثبت نهایی، مدارک را بررسی و در صورت نقص، راهنمایی لازم را انجام می‌دهد.
ثبت‌نام در سامانه ثنا
یکی از پیش‌نیازهای دریافت خدمات قضایی، ثبت نام در سامانه ثنا (سامانه ابلاغ الکترونیک قضایی) است. افراد فاقد حساب ثنا می‌توانند در دفاتر خدمات الکترونیک، با ارائه کارت‌ملی و شماره موبایل معتبر، ثبت نام کرده و رمز شخصی خود را دریافت کنند،همچنین امکان ثبت‌نام در سامانه ثنا به صورت آنلاین نیز وجود دارد.
نحوه دریافت ابلاغیه‌ها
پس از ثبت هر پرونده یا درخواست،ابلاغیه‌های مربوطه از طریق سامانه ثنا ارسال می‌شود،مراجعان می‌توانند ابلاغیه‌های خود را به صورت آنلاین مشاهده کنند یا در صورت نیاز با مراجعه به این دفاتر، آن‌ها را چاپ و دریافت نمایند.
برای مشاهده فهرست کامل دفاتر خدمات الکترونیک قضایی فعال در سراسر کشور، می‌توانید به سامانه رسمی قوه قضاییه که لینک آن مراجعه کنید.🔗مشاهده لیست دفاتر خدمات قضایی
نقش دفاتر در بهبود عملکرد مراجع قضایی
کاهش بار مراجع قضایی
پیش از راه‌اندازی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، بخش قابل توجهی از زمان و ظرفیت ادارات و شعب دادگستری صرف رسیدگی به امور مقدماتی، پاسخ گویی اداری و دریافت پرونده‌های اولیه می‌شد. اما با واگذاری این بخش از خدمات به دفاتر تخصصی، بار مراجع قضایی به طور محسوسی کاهش یافته است.
این دفاتر با تجمیع خدمات اولیه مانند ثبت دادخواست، شکواییه و دریافت مدارک، عملاً به عنوان یک صافی اولیه عمل می‌کنند و امکان تمرکز دادگاه‌ها بر بررسی ماهوی پرونده‌ها را فراهم کرده‌اند.
تسریع در جریان پرونده‌ها
با استفاده از سامانه‌های الکترونیکی و حذف فرآیندهای کاغذی و وقت گیر، دفاتر خدمات الکترونیک قضایی نقش مؤثری در تسریع رسیدگی به پرونده‌ها ایفا کرده‌اند. از ثبت اولیه شکایت تا ارسال آن به دادگاه مربوطه، همه مراحل با سرعت بیشتری انجام می‌شود و تشریفات زائد مانند نوبت‌گیری حضوری، ثبت دستی اطلاعات یا مراجعه مکرر برای نقص پرونده، به حداقل رسیده است.
این روند نه تنها باعث سرعت بیشتر دادرسی شده، بلکه از سردرگمی شهروندان در مواجهه با سیستم سنتی دادگستری جلوگیری می‌کند و عدالت را در دسترس‌تر و قابل فهم‌تر می‌سازد.
چالش‌ها و محدودیت‌های دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
صف طولانی و کمبود نیرو
با وجود مزایای فراوان، یکی از مشکلات رایج در بسیاری از دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، صف‌های طولانی و تراکم مراجعان در ساعات خاص روز است. در برخی مراکز، به دلیل کمبود نیروی انسانی یا ناتوانی در پاسخ گویی سریع، مدت زمان انتظار مراجعان افزایش می‌یابد و تجربه کاربری آن‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
ناآشنایی برخی مراجعان با سامانه‌ها
برخی از کاربران به ویژه در گروه‌های سنی بالاتر یا افراد فاقد سواد دیجیتال، با فرآیند کار با سامانه‌ها (ثنا یا عدل‌ایران) آشنایی ندارند. این موضوع سبب می‌شود بخشی از زمان کارشناسان دفاتر صرف آموزش یا تکمیل فرم‌هایی شود که باید توسط خود فرد تکمیل شوند.
محدودیت خدمات در شهرهای کوچک
اگرچه تلاش شده شبکه دفاتر در سراسر کشور گسترش یابد، اما در برخی شهرستان‌ها یا مناطق روستایی هنوز دسترسی کافی به این خدمات فراهم نیست. نبود دفتر در این مناطق باعث می‌شود افراد مجبور شوند برای ثبت دادخواست یا پیگیری پرونده، به شهرهای بزرگ‌تر مراجعه کنند که خود هزینه‌بر و زمان‌بر است.
مشکلات فنی سامانه‌ها
همانند هر سیستم الکترونیکی دیگر، قطع شدن سامانه‌ها، کندی سیستم یا بروز خطا در فرآیند ثبت اطلاعات از چالش‌های فنی رایج در دفاتر خدمات قضایی است. در چنین مواقعی، انجام خدمات متوقف شده و برخی مراجعان ناچار به مراجعات چندباره می‌شوند که این موضوع نارضایتی‌هایی به دنبال دارد.
تعرفه خدمات دفاتر الکترونیک قضایی
برای مشاهده و محاسبه هزینه خدمات قابل ارائه در دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، می‌توانید از ماشین حساب رسمی قوه قضائیه در سایت عدل ایران استفاده کنید. این ابزار به شما امکان می‌دهد بر اساس نوع خدمت میزان هزینه را به صورت دقیق برآورد کنید.
🔗محاسبه هزینه ارائه خدمات الکترونیک قضایی
نقش دفاتر در آینده نظام دادرسی
گسترش دامنه خدمات غیرحضوری
با توسعه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در قوه قضاییه، انتظار می‌رود دامنه خدمات این دفاتر نیز گسترش یابد. در آینده، بسیاری از خدمات قابل ارائه در این دفاتر، به صورت کاملاً غیرحضوری و آنلاین در دسترس شهروندان قرار خواهد گرفت. این روند علاوه بر صرفه‌جویی، امکان بهره‌مندی از خدمات قضایی را برای افراد بیشتری فراهم می‌سازد.
ارتباط یکپارچه با سامانه‌ها و مراجع دیگر
یکی از اهداف بعدی در ارتقاء خدمات این دفاتر، اتصال یکپارچه آن‌ها با سایر نهادهای حقوقی و قضایی است. این یکپارچگی موجب می‌شود فرآیند دادرسی از ابتدا تا پایان، در بستری شفاف و هماهنگ پیش برود و نیازی به پیگیری‌های متفرقه از سوی شهروندان نباشد.
اخذ مجوز تأسیس دفتر خدمات الکترونیک قضایی
شرایط عمومی برای دریافت مجوز
بر اساس ماده ۱۶ آیین‌نامه اجرایی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، افراد متقاضی اخذ مجوز باید دارای شرایط عمومی زیر باشند:
- تابعیت جمهوری اسلامی ایران
- التزام عملی به قانون اساسی و ولایت فقیه
- اعتقاد به دین اسلام
- عدم اعتیاد به مواد مخدر
- نداشتن سوءپیشینه کیفری
- داشتن کارت پایان خدمت یا معافیت دائم (دانشجویان با معافیت تحصیلی مستثنا هستند)
- برخورداری از سلامت جسمی و روانی
شرایط اختصاصی متقاضی یا مسئول دفتر
طبق ماده ۱۷ آیین‌نامه مذکور، متقاضی تأسیس دفتر باید:
- دارای مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های حقوق، فقه، علوم قضایی یا سطح دو حوزه علمیه باشد.
- حداقل ۲۵ سال سن داشته باشد.
- حداقل پنج سال سابقه کار مرتبط داشته باشد.
- مهارت کافی در کار با رایانه داشته باشد.
موارد ممنوعیت دریافت مجوز
بر اساس ماده ۲۱ آیین‌نامه، افراد زیر مجاز به دریافت مجوز تأسیس این دفاتر نیستند:
- وکلا، مشاوران و کارشناسان رسمی دادگستری
- افرادی که دارای حکم قطعی انفصال از قضاوت یا سردفتری هستند.
- تجار
- کارکنان دولت یا مؤسسات عمومی غیردولتی
سامانه ثبت‌نام و روند اخذ مجوز
در صورت دارا بودن شرایط فوق و نداشتن ممنوعیت قانونی، افراد می‌توانند صرفاً از طریق سامانه عدل ایران برای دریافت مجوز اقدام کنند.
فرآیند ثبت‌نام تنها پس از اعلام فراخوان رسمی از سوی قوه قضائیه آغاز می‌شود و اطلاعیه‌های مربوطه نیز در سایت عدل ایران منتشر می‌گردد.
پس از ثبت‌نام در سامانه، بررسی صلاحیت متقاضیان توسط اداره کل خدمات الکترونیک قضایی و شورای مشورتی انجام می‌گیرد.
نتیجه گیری
دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، حلقه‌ای کارآمد میان مردم و دستگاه قضا هستند که با هدف تسهیل روند دادرسی، افزایش دقت و کاهش مراجعات حضوری به وجود آمده‌اند. این دفاتر، نه تنها مسیر ثبت و پیگیری پرونده‌ها را ساده‌تر کرده‌اند، بلکه نقشی اساسی در تحقق عدالت الکترونیک و ایجاد زیرساختی برای دادرسی هوشمند دارند.
هرچند چالش‌هایی مانند ناآشنایی کاربران یا کمبود امکانات در برخی مناطق هنوز وجود دارد، اما آینده این دفاتر روشن است و گسترش آن‌ها می‌تواند گامی مهم در راستای عدالت باشد.
❓نظر شما چیست؟ آیا تجربه‌ای از مراجعه به دفاتر خدمات الکترونیک قضایی داشته‌اید؟ چه نقاط قوت یا ضعفی در این سیستم دیده‌اید؟
تجربیاتتان را با ما و دیگر مخاطبان در بخش دیدگاه‌ها به اشتراک بگذارید.💬
