راهنمای کامل سامانه کاتب؛ ثبت‌نام، ورود و قرارداد الکترونیکی

مقدمه

دنبال راهی سریع‌تر، امن‌تر و بدون مراجعه حضوری برای انجام کارهای ثبتی هستید؟
سامانه کاتب دقیقاً با همین هدف طراحی شده است؛ سامانه‌ای هوشمند که بسیاری از فرآیندهای پیچیده و زمان‌بر ثبتی را به چند کلیک ساده تبدیل می‌کند. در سال‌هایی نه‌چندان دور، انجام یک کار معمولی—از استعلام مالکیت گرفته تا دریافت یک گواهی ساده—می‌توانست ساعت‌ها وقت و انرژی از ما بگیرد. اما امروز با گسترش دولت الکترونیک و ارائه خدمات آنلاین، دیگر لازم نیست برای کوچک‌ترین امور در صف ادارات منتظر بمانیم.

سامانه کاتب به‌عنوان یکی از جامع‌ترین درگاه‌های خدمات ثبتی کشور، امکان مشاهده اسناد رسمی، ثبت قراردادهای ملکی، دریافت نقشه‌های کاداستر، استعلام مالکیت، پیگیری وضعیت ازدواج، طلاق، ثبت شرکت‌ها و مالکیت معنوی را به‌صورت کاملاً الکترونیک فراهم می‌کند. این سامانه با هدف افزایش شفافیت، کاهش مراجعات حضوری و ارتقای کیفیت خدمات ثبتی راه‌اندازی شده و اکنون یکی از ابزارهای ضروری برای مشاوران املاک، کسب‌وکارها و عموم شهروندان محسوب می‌شود.

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه کاتب، ثبت رسمی قراردادهای ملکی است. بر اساس قانون جدید، از تیرماه ۱۴۰۳ ثبت پیش‌نویس تمام قراردادهای ملکی در این سامانه الزامی است و تنها مشاوران املاک دارای مجوز می‌توانند این کار را انجام دهند. این الزام، امنیت معاملات را افزایش داده و از بروز اختلافات حقوقی جلوگیری می‌کند.

در این راهنمای جامع، قصد داریم سامانه کاتب را مرحله‌به‌مرحله معرفی کنیم؛ از ثبت‌نام و ورود گرفته تا آموزش ثبت قرارداد، استعلام اسناد و دریافت سایر خدمات الکترونیک. اگر می‌خواهید امور ثبتی و ملکی خود را سریع‌تر، مطمئن‌تر و قانونی‌تر انجام دهید، این راهنما مسیر را برای شما روشن خواهد کرد.

سامانه کاتب چیست؟

سامانه کاتب یک پلتفرم آنلاین و رسمی است که به منظور ثبت، پیگیری و مدیریت قراردادهای ملکی و اسناد حقوقی طراحی شده است. این سامانه به ویژه در زمینه معاملات املاک و مستغلات فعال است و به عنوان ابزاری تخصصی برای مشاوران املاک دارای مجوز عمل می کند. هدف اصلی سامانه کاتب، ارتقاء شفافیت، افزایش امنیت حقوقی، و تسهیل فرآیندهای ثبت و پیگیری قراردادها و اسناد است.

از ویژگی های برجسته سامانه کاتب می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. ثبت تخصصی قراردادهای ملکی: تنها مشاوران املاک مجاز می توانند در این سامانه قراردادهای خرید، فروش و اجاره را ثبت کنند، که این امر از ورود افراد فاقد مجوز جلوگیری می کند و امنیت حقوقی بیشتری برای طرفین قرارداد فراهم می آورد.

2. اتصال به بانک های اطلاعاتی رسمی: سامانه کاتب به پایگاه های داده و بانک های اطلاعاتی رسمی متصل است، که به طور مداوم به روزرسانی می شود و از این طریق، اطلاعات دقیق و قانونی در دسترس قرار می گیرد.

3. استعلام اسناد و مالکیت: این سامانه به کاربران امکان می دهد تا اسناد رسمی، مالکیت املاک، وقایع ازدواج و طلاق، ثبت مالکیت های معنوی و تعیین نام شرکت ها را به صورت آنلاین استعلام کنند.

4. بایگانی الکترونیکی اسناد: تمامی اسناد ثبت شده در این سامانه به صورت دیجیتال و ایمن ذخیره می شوند که دسترسی به آن ها در هر زمان و مکان ممکن می سازد.

5. افزایش شفافیت و کاهش تخلفات: با استفاده از سامانه کاتب، امکان نظارت دقیق تری بر فرآیند ثبت و پیگیری قراردادها وجود دارد که منجر به کاهش تخلفات و مشکلات حقوقی می شود.

این سامانه در راستای قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول فعالیت می کند و در حال تکمیل و به روزرسانی است تا خدمات خود را برای تمامی بنگاه های ملکی و مشاوران املاک در سراسر کشور ارائه دهد.

روش های دسترسی به سامانه کاتب

دسترسی به سامانه کاتب بسیار راحت است و برای راحتی هرچه تمام‌تر شما می‌توانید از سه روش به این سامانه وارد شوید:

1- ورود به سامانه کاتب از طریق نسخه وب (سایت رسمی سامانه کاتب)

یکی از ساده‌ترین و در دسترس‌ترین روش‌ها برای ورود به سامانه کاتب، استفاده از وب‌سایت رسمی این سامانه است. ما در این مقاله قصد داریم همین روش را به‌صورت کامل و مرحله‌به‌مرحله توضیح دهیم.

به همین منظور، کافیست روی لینک زیر کلیک کنید تا مستقیماً وارد صفحه اصلی سامانه کاتب شوید:

برای ورود به سامانه کاتب کلیک کنید!

در ادامه همین مطلب، تمامی بخش‌ها و امکانات سامانه را به‌طور کامل بررسی کرده‌ایم تا بدون هیچ ابهامی بتوانید از خدمات الکترونیکی این سامانه استفاده کنید.

2- ورود از طریق اپلیکیشن موبایل + ( لینک دانلود)

اپلیکیشن رسمی کاتب با رابط کاربری ساده و طراحی به روز، امکان دسترسی سریع و غیرحضوری به خدمات ثبتی را در اختیار کاربران قرار می دهد. این اپلیکیشن قابل نصب روی تمام دستگاه های اندرویدی و iOS است. برای استفاده، کافی ست متناسب با سیستم عامل گوشی خود، لینک دانلود را انتخاب کرده و اپ را نصب کنید.

پس از ورود، می توانید به راحتی از امکاناتی مثل استعلام اسناد، مشاهده سوابق، پیگیری درخواست ها و دیگر خدمات ثبتی استفاده کنید.

برای دانلود مستقیم اپیکیشن کاتب برای اندروید کلیک کنید!

برای دریافت PWA (وب اپلیکیشن‌) برای ios کلیک کنید!

3- ورود از طریق کد دستوری USSD

اگر به دنبال راهی ساده و بدون نیاز به اینترنت برای استفاده از برخی خدمات ثبتی هستید، کد USSD سامانه کاتب یک گزینه سریع و در دسترس است. این روش به شما امکان می‌دهد تنها با شماره‌گیری یک کد کوتاه، بدون نصب اپلیکیشن یا مراجعه به وب‌سایت، به خدمات پایه‌ای این سامانه دسترسی داشته باشید.

برای شروع، کافیست کد دستوری زیر را شماره‌گیری کنید یا روی دکمه زیر کلیک نمایید.

2282#‌*

ثبت نام و ورود به سامانه کاتب

پس از ورود به سامانه کاتب، ابتدا با صفحه ی ورود مواجه می شوید.

در صورتی که از پیش حساب کاربری ایجاد کرده اید، با وارد کردن کد ملی و انتخاب گزینه ی «دریافت کد تأیید»، یک کد ۶ رقمی به شماره تلفن همراه ثبت شده ی شما ارسال می گردد. با وارد کردن این کد، به صفحه ی اصلی سامانه هدایت خواهید شد.

در صورتی که تاکنون ثبت نام نکرده اید، با انتخاب گزینه ی «ثبت نام» وارد صفحه ی مربوطه می شوید.

در این مرحله، لازم است کد ملی، تاریخ تولد، و شماره تلفن همراهی که به نام همان کد ملی است را وارد نمایید.

پس از ثبت اطلاعات، فرآیند ثبت نام تکمیل شده و به صفحه ی ورود بازگردانده می شوید. سپس می توانید با وارد کردن کد ملی و دریافت کد تأیید ۶ رقمی وارد سامانه شوید.

دسته بندی سامانه کاتب

پس از ثبت نام و ورود موفق به سامانه کاتب، وارد صفحه ی دسته بندی خدمات خواهید شد. در این بخش می توانید خدمت مورد نظر خود را از میان دسته بندی های موجود جستجو و انتخاب کرده و مراحل مربوط به آن را انجام دهید.

دسته بندی های ارائه شده در سامانه شامل موارد زیر است:

• اسناد الکترونیک

• اسناد رسمی

• مشاورین املاک

• املاک و کاداستر

• ازدواج و طلاق

• ثبت شرکت ها

• اشخاص حقوقی

• اجرای اسناد

• مالکیت معنوی

• سایر خدمات

در ادامه، هر یک از این دسته ها به صورت کامل معرفی و توضیح داده خواهد شد.

بخش اسناد الکترونیک در سامانه کاتب

در سال های اخیر، با گسترش خدمات الکترونیکی در کشور، بسیاری از امور ثبتی نیز وارد فضای دیجیتال شده اند. سامانه کاتب یکی از ابزارهای مهم در این مسیر است که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور راه اندازی شده تا فرایند ثبت، پیگیری و بررسی اسناد رسمی ساده تر و شفاف تر انجام شود.

یکی از بخش های اصلی این سامانه، اسناد الکترونیک است که شامل دو قسمت مهم و کاربردی به نام های اسناد الکترونیک من و تصدیق اصالت سند الکترونیک می باشد. در ادامه با هر کدام از این قسمت ها به زبان ساده آشنا می شویم.

• اسناد الکترونیک من: در این بخش از سامانه کاتب، کد یا شناسه ملی اشخاص حقیقی یا حقوقی نمایش داده می شود. با کلیک روی گزینه «ادامه»، می توانید اسناد رسمی ثبت شده به نام خود را مشاهده کرده و از میان آن ها، سند مورد نظر را جستجو و انتخاب کنید. همچنین در این قسمت این امکان وجود دارد که اسناد خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و اسنادی را که دیگران با شما به اشتراک گذاشته اند، مشاهده و بررسی نمایید.

• تصدیق اصالت سند الکترونیک: ابتدا باید نوع سند خود را انتخاب کنید، یعنی سند جدید یا سند قدیم. اگر سند جدید است، باید اطلاعات ثبت دفتر املاک الکترونیکی و کد ملی مالک را وارد کنید. اگر سند قدیم است، باید اطلاعات استان، واحد ثبتی، کد ملی مالک، شماره دفتر و شماره صفحه را وارد کنید. پس از وارد کردن اطلاعات، می توانید دکمه “بررسی” را فشار دهید تا مشخصات کامل مالک و جزئیات دقیق ملک در دسترس باشند و اصالت سند تأیید شود. در این بخش از سامانه کاتب، با وارد کردن شناسه یکتای الکترونیکی سند و کد ملی یا شناسه ملی مالک، می توانید اطلاعات مربوط به سند مورد نظر را مشاهده و اصالت آن را بررسی کنید.

بخش اسناد رسمی سامانه کاتب

در این بخش، کاربران می توانند اسناد رسمی خود را مشاهده، وضعیت سند ملک را استعلام، اصالت اسناد را بررسی، هزینه اسناد را محاسبه و درخواست های خود را پیگیری کنند. همچنین، دسترسی به دفاتر اسناد رسمی اطراف نیز در این بخش امکان پذیر شده است. در ادامه، هر یک از امکانات بخش اسناد رسمی به صورت مجزا معرفی شده اند.

• اسناد رسمی من: در این بخش، اسناد رسمی ثبت شده از سال ۱۳۹۲ به بعد نمایش داده می شوند. کاربران می توانند اسناد به نام خود را مشاهده کنند، با دیگران به اشتراک بگذارند و اسنادی که دیگران با آن ها به اشتراک گذاشته اند را بررسی نمایند.

• استعلام وضعیت الکترونیک ملک: با وارد کردن شناسه یکتای ۱۸ رقمی سند ملک، کاربران می توانند وضعیت الکترونیکی سند خود را استعلام کنند. این استعلام به منظور بررسی اصالت استعلامات صادره از دفاتر اسناد رسمی کاربرد دارد.

• تصدیق اصالت اسناد رسمی: در این قسمت، اسناد ثبت شده از سال ۱۳۹۳ به بعد قابل بررسی هستند. برای تصدیق اصالت، کافی ست شناسه سند و رمز تصدیق وارد شود تا اطلاعات دقیق سند نمایش داده شود.

• محاسبه هزینه سند: در این بخش می توان با انتخاب نوع سند (مانند وکالت نامه، صلح، رفع تنازع و…) و وارد کردن اطلاعات مورد نیاز، فهرست کامل هزینه های مرتبط با سند را دریافت کرد.

• فهرست جامع درخواست ها: کاربر می تواند در این بخش، همه درخواست های خود به دفاتر اسناد رسمی را مشاهده، پیگیری و در صورت نیاز، تکمیل یا ویرایش کند. همچنین امکان مشاهده پیام های ارسالی و دریافتی با دفترخانه وجود دارد.

• دفاتر اسناد رسمی نزدیک من: با استفاده از نقشه، کاربران می توانند دفاتر اسناد رسمی اطراف خود را به همراه موقعیت مکانی دقیق، آدرس و شماره تماس مشاهده کرده و دفتر مورد نظر را انتخاب نمایند.

بخش مشاورین املاک در سامانه کاتب

سامانه کاتب با هدف تسهیل، شفاف سازی و قانون مندسازی فرآیند تنظیم قراردادهای ملکی، امکانات ویژه ای را برای مشاورین املاک فراهم کرده است. این امکانات به گونه ای طراحی شده اند که مشاورین بتوانند تمامی مراحل تنظیم، ثبت، اصلاح و پیگیری قراردادهای ملکی را به صورت الکترونیکی و بدون نیاز به مراجعه حضوری انجام دهند. در ادامه با مهم ترین بخش های مخصوص مشاورین املاک در این سامانه آشنا می شویم

درج پیش نویس قرارداد (مشمول قانون الزام): یکی از بخش های کلیدی برای مشاورین املاک، درج پیش نویس قراردادهایی است که مشمول قانون الزام ثبت رسمی معاملات ملکی و مالیاتی می شوند. در این قسمت:

• مشاور املاک اطلاعات کامل طرفین قرارداد (فروشنده و خریدار یا موجر و مستأجر)، مشخصات ملک (مانند آدرس، مساحت، نوع کاربری)، و شرایط توافق (مانند مبلغ، نحوه پرداخت، مدت قرارداد) را وارد می کند.

• این اطلاعات به عنوان پیش نویس ذخیره شده و برای بررسی و تأیید نهایی در سامانه باقی می ماند.

• تأیید این پیش نویس توسط مرجع مربوطه الزامی است و تنها پس از آن، امکان ثبت نهایی قرارداد فراهم خواهد بود.

این فرآیند به ویژه برای قراردادهایی با ارزش بالا یا معاملات حساس که مشمول قانون الزام هستند، اهمیت دارد.

2. ثبت قراردادهای خارج از شمول قانون الزام

در مواردی که قراردادها شامل قانون الزام نمی شوند—مانند معاملات با مبالغ پایین تر از حد نصاب قانونی یا توافق نامه های خاص—مشاورین املاک می توانند از این بخش استفاده کنند:

• ثبت مستقیم اطلاعات قرارداد بدون نیاز به طی مراحل پیش نویس.

• این قراردادها پس از تکمیل اطلاعات، به صورت نهایی در سامانه ثبت می شوند و نیاز به تأیید اضافی ندارند.

3. کارتابل مشاور املاک

کارتابل یک داشبورد مدیریتی جامع برای مشاوران املاک است که در آن می توانند:

• تمامی قراردادهای خود را (در حال بررسی، نهایی شده، یا بلااثر شده) مشاهده و مدیریت کنند.

• به اسناد ثبت شده، گزارش های مالی و سوابق فعالیت ها دسترسی داشته باشند.

• درخواست های ثبت شده را پیگیری یا اصلاح کنند.

این بخش به نظم دهی کار مشاورین و سهولت در مدیریت سوابق معاملاتی کمک شایانی می کند.

4. بلا اثر نمودن قرارداد یا پیش نویس

در صورتی که به هر دلیل نیاز به حذف یا غیرفعال سازی یک قرارداد یا پیش نویس وجود داشته باشد—مثلاً تغییر نظر طرفین، اشتباه در ثبت اطلاعات یا فسخ توافق—مشاور می تواند:

• از بخش «بلااثر نمودن» برای اعلام بی اعتباری سند اقدام کند.

• علت بلااثر شدن را مستند در سامانه ثبت نماید تا در مراجعات آینده قابل استناد باشد.

5. ثبت متمم قرارداد

برای تغییرات بعدی در مفاد قرارداد—مانند تمدید مدت، تغییر مبلغ، افزودن شروط جدید یا تغییرات طرفین—بخش ثبت متمم در نظر گرفته شده است:

• مشاور املاک می تواند این تغییرات را با تأیید طرفین، در قالب متمم به قرارداد اصلی اضافه کند.

• این متمم ها پس از ثبت در سامانه، بخشی رسمی از سند اصلی محسوب می شوند.

6. استعلام کد رهگیری یا شناسه ثبت

هر قرارداد در سامانه کاتب، یک کد رهگیری یا شناسه ثبت یکتا دریافت می کند که از طریق آن می توان اطلاعات دقیق سند را بازیابی کرد:

• مشاور یا طرفین قرارداد می توانند با وارد کردن این کد در بخش استعلام، وضعیت قرارداد، تاریخ ثبت، وضعیت پرداخت، تأییدیه ها و سایر جزئیات را مشاهده نمایند.

• این کد همچنین برای ارائه به سازمان امور مالیاتی و سایر نهادهای قانونی کاربرد دارد.

بخش املاک و کاداستر در سامانه کاتب

بخش املاک و کاداستر یکی از کاربردی ترین بخش های سامانه کاتب است که با هدف مدیریت آسان اطلاعات مربوط به املاک، مالکیت، گواهی ها و نقشه های کاداستری طراحی شده است. کاربران در این بخش می توانند به اطلاعات کامل مربوط به اسناد ملک، گواهی مالکیت و نقشه های رسمی دسترسی داشته باشند، اصالت آن ها را بررسی کرده و درخواست های مرتبط را ثبت یا پیگیری کنند.

• تصدیق اصالت سند ملک: در این بخش می توانید با انتخاب نوع سند، اطلاعات لازم را وارد کرده و اصالت سند ملک خود را بررسی کنید. دو نوع سند در این قسمت قابل انتخاب است:

1. سند قدیمی (اسنادی که بین سال های ۱۳۹۲ تا ۱۳۹۳ ثبت شده اند)

2. سند جدید (اسنادی که از سال ۱۳۹۳ به بعد ثبت شده اند)

پس از وارد کردن اطلاعات مورد نیاز، سامانه اطلاعات سند را بازیابی کرده و نمایش می دهد.

• گواهی مالکیت ملک: در این بخش امکان ثبت درخواست صدور گواهی مالکیت ملک برای کاربران فراهم شده است. همچنین می توانید درخواست های قبلی خود را پیگیری و از وضعیت آن ها مطلع شوید.

• املاک من: در این قسمت، تمامی املاکی که به نام شما ثبت شده اند نمایش داده می شوند. این بخش به کاربران کمک می کند تا نمایی کامل از دارایی های ملکی خود در سامانه داشته باشند.

• تصدیق اصالت گواهی مالکیت ملک: در این فرم، کافی ست شناسه استعلام و رمز استعلام گواهی مالکیت ملک را وارد کرده و با کلیک بر دکمه «جستجو»، گواهی مالکیت ملک مورد نظر را بازیابی کنید.

• نقشه کاداستر: در این بخش، می توانید برای ملک خود درخواست نقشه کاداستر ثبت کنید. همچنین فهرست درخواست های قبلی تان نیز قابل مشاهده است. در حال حاضر، در این فاز از سامانه، فقط نقشه های عرصه ملک (محدوده زمین) ارائه می شوند.

• تصدیق اصالت نقشه کاداستر: در این قسمت، با وارد کردن کد رهگیری سند نقشه، رمز تصدیق و تصویر امنیتی، می توانید نقشه کاداستر ملک خود را بازیابی کنید.همچنین می توانید اطلاعات نقشه را جهت جستجو وارد کرده و اصالت آن را بررسی نمایید.

بخش ازدواج و طلاق در سامانه کاتب

سامانه کاتب امکان دسترسی آنلاین به اطلاعات مرتبط با اسناد ازدواج و طلاق را نیز برای کاربران فراهم کرده است. این بخش با هدف تسهیل در بررسی اصالت اسناد، مشاهده وقایع ثبت شده و دسترسی به دفاتر ازدواج و طلاق طراحی شده است.

تمامی اطلاعات ارائه شده در این بخش مربوط به اسناد ثبت شده از سال ۱۳۹۲ به بعد است.

• تصدیق اصالت ازدواج و طلاق : در این قسمت، کاربران می توانند با وارد کردن شناسه سند ازدواج یا طلاق و رمز تصدیق، اصالت سند مورد نظر را بررسی کنند. این قابلیت به افراد امکان می دهد تا از اعتبار قانونی سند ازدواج یا طلاق خود اطمینان حاصل کنند.

• دفاتر ازدواج و طلاق نزدیک من : با استفاده از این بخش، می توانید دفاتر ازدواج و طلاق اطراف خود را روی نقشه مشاهده کنید. موقعیت مکانی دقیق هر دفتر به همراه آدرس، شماره تماس و سایر اطلاعات مرتبط نمایش داده می شود و می توانید دفتر مورد نظر را برای مراجعه انتخاب نمایید.

• وقایع ازدواج و طلاق من : در این بخش، تمامی اطلاعات ازدواج و طلاق ثبت شده به نام شما نمایش داده می شود. اطلاعات موجود شامل اسناد رسمی ثبت شده از سال ۱۳۹۲ به بعد است که به صورت طبقه بندی شده و قابل جستجو در اختیار کاربر قرار می گیرد.

بخش ثبت شرکت ها در سامانه کاتب

بخش ثبت شرکت ها در سامانه کاتب، بستری ساده و دیجیتال برای مشاهده، پیگیری و ثبت اطلاعات مربوط به شرکت های حقوقی و حقیقی فراهم کرده است. از مشاهده شرکت های ثبت شده گرفته تا بررسی نام پیشنهادی شرکت، همه امکانات در این بخش طراحی شده تا فرآیندهای ثبت و پیگیری، سریع تر و هوشمندانه تر انجام شوند.

در ادامه با بخش های مختلف این قسمت آشنا می شویم:

• شرکت های من : در این بخش، تمامی شرکت هایی که به نام شما ثبت شده اند نمایش داده می شوند. کاربران می توانند اطلاعات کلی و سوابق ثبت شرکت ها را مشاهده کرده و در صورت نیاز، اقدام به پیگیری یا ویرایش اطلاعات نمایند.

• تعیین نام هوشمند (نسخه آزمایشی) : در این قسمت می توانید نام پیشنهادی شرکت خود را وارد کرده و بررسی کنید که آیا این نام قابلیت ثبت و استفاده قانونی را دارد یا خیر. این ابزار به صورت هوشمند عمل می کند و به شما کمک می کند تا نام مناسب، قابل قبول و تکرارنشده ای برای شرکتتان انتخاب کنید.

• کارتابل ثبت شرکت ها : در این بخش، امکان مشاهده و پیگیری کلیه درخواست های مرتبط با ثبت شرکت ها فراهم شده است.همچنین کاربران می توانند درخواست های در حال بررسی را تأیید، اصلاح یا تکمیل کنند و در جریان وضعیت دقیق مراحل ثبت شرکت خود قرار بگیرند.

بخش اشخاص حقوقی در سامانه کاتب

بخش اشخاص حقوقی در سامانه کاتب، ویژه شرکت ها و مؤسسات حقوقی طراحی شده تا بتوانند سند الکترونیکی کسب وکار خود را دریافت و پیگیری کنند. این بخش امکان صدور، مشاهده و پیگیری سند الکترونیک را در قالب فرآیندی دقیق، گام به گام و شفاف فراهم کرده است.

صدور سند الکترونیکی شخص حقوقی: در این بخش با انتخاب گزینه صدور سند، ابتدا قوانین و مقررات نمایش داده می شود. پس از تأیید آن ها، وارد فرم درخواست می شوید. سه گزینه اصلی برای شما فعال خواهد شد:

• درخواست صدور سند الکترونیکی

• پیگیری درخواست های قبلی

• درخواست مشاهده سند

برای صدور سند، ابتدا باید شناسه ملی شرکت وارد شود و سپس کد امنیتی (کپچا) را وارد کرده و تعیین کنید که کد تأیید به کدام یک از مدیران ارسال شود (مدیرعامل، رئیس یا نایب رئیس هیئت مدیره).

سپس رمز یک بارمصرف برای فرد انتخاب شده ارسال شده و پس از ورود به سامانه، فرم درخواست شامل ۵ بخش نمایش داده می شود:

اطلاعات مورد نیاز برای صدور سند:

1. اطلاعات عمومی شرکت: شامل شناسه ملی، نام شرکت، آدرس، شماره ثبت و کدپستی (قابل ویرایش). پس از تغییر کدپستی باید آگهی روزنامه رسمی بارگذاری شود.

2. اطلاعات سرمایه: بسته به نوع شرکت (سهامی خاص یا مسئولیت محدود)، اطلاعات سرمایه نقدی و غیرنقدی وارد شده و آگهی مربوطه بارگذاری می شود.

3. اطلاعات مدیران و بازرسین: اطلاعات سمت، نوع شخص، نام، تابعیت و نماینده قانونی مدیران و بازرسین وارد می شود. در صورت نقص اطلاعات، امکان اعلام نقص وجود دارد.

4. اطلاعات سهامداران / شرکا: برای شرکت های سهامی حداقل ۳ سهامدار الزامی است. امکان بارگذاری اطلاعات از فایل Excel یا ثبت دستی نیز فراهم است.

5. سایر اطلاعات: مانند نوع شخصیت حقوقی، موضوع فعالیت، محل اقامت، سرمایه، دارندگان حق امضا و سال مالی. برخی موارد قابل ویرایش اند، برخی بر اساس اطلاعات قبلی تکمیل شده اند.

پس از تکمیل تمامی اطلاعات:

• گزینه “تأیید صحت اطلاعات” را انتخاب و دکمه “ارسال به کارشناس” را بزنید.

• پیام “قبول مسئولیت” نمایش داده می شود.

• رمز یکبارمصرف دریافت و ثبت می شود.

• در پایان، کد رهگیری برای پیگیری درخواست به شما نمایش داده می شود.

توجه: پس از دریافت کد رهگیری، امکان ویرایش اطلاعات وجود ندارد. همچنین توصیه می شود برای امنیت بیشتر، با دکمه خروج از سامانه خارج شوید.

استعلام شناسه ملی: برای بررسی صحت اطلاعات شرکت ها، می توانید شناسه ملی شخصیت حقوقی را وارد کرده و اطلاعات رسمی آن را استعلام نمایید.

بخش اجرای اسناد رسمی در سامانه کاتب

بخش اجرای اسناد رسمی در سامانه کاتب، برای مدیریت و پیگیری پرونده های اجرایی طراحی شده است. در این بخش کاربران می توانند به اطلاعات پرونده های خود دسترسی داشته و همچنین استعلام وضعیت ممنوع الخروجی مرتبط با پرونده های اجرایی را دریافت کنند.

پرونده های من: در بخش پرونده های من، کاربر می تواند لیست کامل پرونده های اجرایی خود را مشاهده، مدیریت و پیگیری کند. امکانات این بخش شامل موارد زیر است:

• مشاهده لیست پرونده ها: شامل اطلاعاتی مانند شماره پرونده، عنوان، واحد اجرا، وضعیت پرونده، تاریخ ثبت، و جزئیات بیشتر.

• دسترسی سریع به جزئیات پرونده: امکان مشاهده کامل روند رسیدگی به هر پرونده به صورت تفکیک شده.

• بخش اشتراک گذاری:

  • مشاهده پرونده هایی که شما با دیگران به اشتراک گذاشته اید.

  • مشاهده پرونده هایی که دیگران با شما به اشتراک گذاشته اند.

این قابلیت، به ویژه برای وکلای حقوقی، اعضای هیئت مدیره شرکت ها و نمایندگان قانونی بسیار کاربردی است.

استعلام ممنوع الخروجی: در این بخش، کاربران می توانند وضعیت ممنوع الخروجی خود را بررسی کنند. این استعلام صرفاً مربوط به پرونده های اجرایی در ادارات اجرای اسناد رسمی است.

توجه: استعلام ممنوع الخروجی ارائه شده از طریق این سامانه، شامل احکام کیفری، قضایی یا پرونده های سایر نهادها نمی شود و فقط به موارد مرتبط با اجرای اسناد رسمی (مانند چک، سفته، قرارداد رسمی و…) محدود است.

برای انجام استعلام، معمولاً باید اطلاعاتی مانند شماره ملی یا شماره پرونده اجرایی را وارد کنید تا سامانه وضعیت شما را بررسی و نمایش دهد.

مالکیت معنوی در سامانه کاتب

بخش مالکیت معنوی در سامانه کاتب، بستری هوشمند و الکترونیکی برای مدیریت و پیگیری اسناد مربوط به حقوق مالکیت فکری از جمله اظهارنامه ها، گواهینامه ها و آگهی های رسمی است. این بخش با هدف شفاف سازی، تسریع روند بررسی و حفظ حقوق مؤلفان، مخترعان و صاحبان برندها طراحی شده است.

تصدیق اصالت گواهینامه: در این قسمت، شما می توانید با وارد کردن شناسه یکتای گواهینامه و رمز تصدیق، از اصالت گواهینامه صادر شده اطمینان حاصل کنید. این گواهینامه ها ممکن است مربوط به موارد زیر باشند:

• ثبت اختراع

• ثبت طرح صنعتی

• ثبت علائم تجاری

• ثبت آثار ادبی و هنری

اظهارنامه های من: در این قسمت، امکان مشاهده، پیگیری و اشتراک گذاری اظهارنامه های مربوط به مالکیت معنوی برای شما فراهم است:

1. اظهارنامه های من: مشاهده ی تمام اظهارنامه هایی که به نام شما ثبت شده اند.

2. اشتراک گذاری: مشاهده اظهارنامه هایی که شما با دیگران به اشتراک گذاشته اید یا آن ها با شما به اشتراک گذاشته اند.

3. اظهارنامه های دیگران: بررسی اظهارنامه هایی که از طرف دیگر افراد یا مؤسسات برای شما ارسال شده اند.

تصدیق اصالت گواهی موقت: در این بخش، شما می توانید با وارد کردن شماره اظهارنامه و شماره نامه گواهی موقت، صحت و اصالت گواهی موقت صادر شده را بررسی کنید. این گواهی ها معمولاً پیش از صدور نهایی گواهینامه و برای استفاده های موقت یا حقوقی صادر می شوند.

این ابزار کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که گواهی موقت شما از سوی مرجع رسمی صادر شده و معتبر است.

بخش سایر خدمات در سامانه کاتب

بخش شکایات در سامانه کاتب

در سامانه کاتب، بخشی مجزا برای ثبت و پیگیری شکایات کاربران در نظر گرفته شده است. این بخش به کاربران اجازه می دهد در صورت بروز هرگونه نارضایتی از عملکرد ادارات ثبت، کارکنان، یا فرآیندهای اجرایی، شکایات خود را به صورت رسمی و مستند ثبت کنند. هدف این سامانه، افزایش شفافیت، پاسخ گویی بهتر و ارتقاء کیفیت خدمات ثبتی در کشور است. کاربران با مراجعه به این بخش می توانند فرم شکایت را تکمیل کرده، مستندات خود را بارگذاری کرده و مراحل رسیدگی به شکایت خود را به صورت آنلاین پیگیری نمایند.

بخش خدمات عمومی سامانه کاتب

بخش خدمات عمومی سامانه کاتب مجموعه ای از ابزارهای کاربردی است که برای سهولت دسترسی کاربران به خدمات ثبتی طراحی شده اند. در این قسمت، کاربران می توانند آگهی های رسمی سازمان ثبت را از طریق بخش «استعلام آگهی» جستجو کنند، در صورت بروز مشکل از طریق «تیکت پشتیبانی» با تیم پشتیبانی سامانه ارتباط برقرار نمایند، اسناد الکترونیکی خود را در «کارتابل امضا» بررسی و امضا کنند و در نهایت با استفاده از بخش «درخواست های من»، انواع درخواست های ثبتی مانند صدور سند، تفکیک یا تجمیع اسناد، اصلاح اطلاعات و… را ثبت و پیگیری نمایند. این بخش با هدف تسهیل فرایندها و کاهش نیاز به مراجعه حضوری طراحی شده است.

بخش پیام ها در سامانه کاتب

بخش پیام ها در سامانه کاتب، راه ارتباطی مستقیم کاربران با سامانه و کارشناسان پشتیبانی است. در این قسمت، کاربران می توانند از طریق «گفتگو با کارشناس» به صورت آنلاین پرسش های خود را مطرح کرده و پاسخ دریافت کنند. همچنین بخش «پیام های من» شامل کلیه مکاتبات سیستمی، اعلان ها، هشدارها و پاسخ های مربوط به درخواست هاست که به صورت مرتب بایگانی و قابل پیگیری هستند. این امکانات به کاربران کمک می کند تا بدون نیاز به تماس یا مراجعه حضوری، ارتباط مؤثر و کارآمدی با سامانه داشته باشند.

نتیجه گیری

سامانه کاتب، فراتر از یک درگاه الکترونیک ساده، یک انقلاب در دنیای خدمات ثبتی کشور است. این پلتفرم هوشمند با ارائه امکاناتی همچون ثبت و پیگیری قراردادهای ملکی، استعلام اسناد رسمی، مشاهده املاک، دریافت گواهی‌ها و نقشه‌های کاداستری، بررسی وضعیت ازدواج و طلاق، ثبت شرکت‌ها و مدیریت مالکیت معنوی، تمام آنچه یک شهروند یا مشاور املاک برای انجام امور ثبتی نیاز دارد را در یک بستر یکپارچه گردآوری کرده است.

استفاده از سامانه کاتب نه‌تنها زمان و هزینه شما را صرفه‌جویی می‌کند، بلکه با افزایش شفافیت، امنیت حقوقی و کاهش تخلفات، اطمینان خاطر بیشتری برای معاملات و امور ثبتی شما به همراه دارد. قابلیت ثبت رسمی قرارداد توسط مشاوران مجاز و دسترسی ۲۴ ساعته به خدمات، این سامانه را به ابزاری ضروری برای هر کسی که با امور ثبتی سروکار دارد، تبدیل کرده است.

ما در این راهنمای جامع، تلاش کردیم تمام بخش‌ها و امکانات سامانه کاتب را گام‌به‌گام و به زبان ساده برایتان توضیح دهیم تا بتوانید با اطمینان و آگاهی کامل از این درگاه پیشرفته استفاده کنید. از ثبت‌نام و ورود گرفته تا دریافت اسناد، ثبت قرارداد، استعلام و پیگیری درخواست‌ها، همه چیز را پوشش داده‌ایم.

اگر در هر مرحله‌ای سوال یا ابهامی داشتید، خوشحال می‌شویم که در بخش نظرات پاسخگوی شما باشیم. تجربیات و پرسش‌های شما می‌تواند برای دیگران نیز راهگشا باشد.

سامانه کاتب، پلی است به آینده‌ای که در آن دیگر نیازی به صف‌های طولانی، مراجعات مکرر و فرآیندهای پیچیده نیست. با استفاده از این ابزار هوشمند، امور ثبتی خود را ساده، سریع و مطمئن انجام دهید و از مزایای دولت الکترونیک به طور کامل بهره‌مند شوید.

سوالات متداول