مصوبه شورای عالی اداری در خصوص ساماندهی فضاهای اداری دستگاه های اجرایی کشور

مصوبه شورای عالی اداری در خصوص ساماندهی فضاهای اداری دستگاه های اجرایی کشور

مصوب ۱۳۹۰,۰۲,۰۵

با اصلاحات و الحاقات بعدی

(منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) شورای عالی اداری در یکصد و چهل و نهمین جلسه مورخ ۵ /۲ /۱۳۹۰ بنا به پیشنهاد معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور، در اجرای بند (۱۴) ماده (۱۱۵) قانون مدیریت خدمات کشوری و به منظور بهره برداری مطلوب از ساختمان های اداری، تخصیص مناسب فضای اداری و کاهش هزینه های ناشی از تأمین، بهره برداری و نگهداری ساختمان های دولتی تصویب نمود: ماده۱(منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) ـ از تاریخ ابلاغ این مصوبه، فضاهای اداری و رفاهی مورد نیاز دستگاه های اجرایی بر اساس ضوابط و استانداردهای بکارگیری فضاها، تجهیزات و ملزومات اداری، موضوع ماده (۳۹) قانون مدیریت خدمات کشوری تعیین می شود. تبصره ـ ساختمان هایی که دارای کاربری آموزشی و درمانی می باشند و در حال حاضر به همین منظور مورد بهره برداری قرار دارند، فضای اداری محسوب نشده و مشمول این مصوبه نمی باشند. ماده ۲(منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) ـ به منظور تسریع در تصمیم گیری و اجرای این مصوبه، کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمان های اداری با ترکیب اعضا و وظایف و اختیارات زیر تشکیل می شود: الف )(منسوخه ۰۱ˏ۱۲ˏ۱۳۹۴) ترکیب اعضاء:

رییس سازمان مدیریت و برنامه ‌ریزی کشور: رییس کارگروه

ـ معاون اجرایی رییس جمهور

ـ وزیر امور اقتصادی و دارایی

ـ وزیر راه و شهرسازی

ـ وزیر کشور

ـ معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور: دبیر کارگروه

ـ بالاترین مقام اجرایی دستگاه ذیربط ب) وظایف و اختیارات:

۱ـ بررسی و تأیید پیشنهاد دستگاه های اجرایی در خصوص نیاز به فضاهای اختصاصی و فضاهای با کاربری خاص

۲ـ تأیید ساختمان ها و فضاهای اداری مازاد و کمبود دستگاه های اجرایی

۳ـ تأیید دستگاه بهره بردار از ساختمان ها و فضاهای اداری مازاد دستگاه های اجرایی

۴ـ جمع آوری اطلاعات و تهیه گزارش های تحلیلی و مدیریتی برای ارائه به مراجع ذی ربط

۵ ـ تشکیل گروههای کارشناسی برای انجام بازدیدهای میدانی و تهیه گزارش های لازم از وضعیت فضاهای اداری دستگاههای اجرایی تبصره۱ ـ دبیرخانه کارگروه مذکور در معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور مستقر می باشد. تبصره۲ ـ بررسی و اتخاذ تصمیم در خصوص ساختمان ها و فضاهای اداری مستقر در استان تهران، در سطح ستاد و ادارات کل استان بر عهده کارگروه مذکور می باشد. تبصره ۳(منسوخه ۰۱ˏ۱۲ˏ۱۳۹۴) ـ کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمانهای اداری در هر استان با مسئولیت استاندار و عضویت دستگاههای ذی ربط با شرح وظایف فوق تشکیل می گردد.

دبیرخانه کار گروه مذکور در سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان مستقر می باشد. ماده ۳(منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) :

الف) وزارت امور اقتصادی و دارایی مکلف است طی مدت ۶ ماه از تاریخ ابلاغ این مصوبه نسبت به ورود و تکمیل اطلاعات سامانه «املاک دستگاه های اجرایی» (مصوب هفتمین جلسه کمیسیون توسعه دولت الکترونیک)، به منظور ثبت اراضی، املاک، ساختمان ها، زمین و فضاهای اداری در اختیار یا در تصرف دستگاه های اجرایی، با امکان دسترسی برخط برای اخذ گزارش های لازم توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور، اقدام نماید.

ب) کلیه دستگاه های اجرایی مشمول ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری مکلفند طی مدت ۶ ماه از تاریخ ابلاغ این مصوبه اطلاعات مربوط به کلیه املاک؛ اعم از دارای سند یا فاقد سند مالکیت، اجاری، وقفی، ملکی، و ... را در سامانه مذکور ثبت نمایند.

ج) ذیحسابان و مدیران امور مالی دستگاه ها موظفند پس از گذشت ۶ ماه از تاریخ ابلاغ این مصوبه، پرداخت هرگونه هزینه های ذیربط نظیر: آب، برق، گاز، تلفن و تعمیرات جاری و تجهیز آن ها برای املاک و فضا های اداری در اختیار دستگاه ها را منوط به اخذ کد رهگیری از سامانه مذکور نمایند. ماده۴(منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) ـ دستگاه های اجرایی در صورت نیاز به احداث، خرید یا اجاره ساختمان، لازم است گزارش آن را به همراه دلایل توجیهی به کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمان های اداری ارائه نموده و مجوز لازم را اخذ نمایند. تبصره (منسوخه ۰۱ˏ۱۲ˏ۱۳۹۴) ـ سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و استانداری‌ ها موظفند در تدوین و تخصیص بودجه برای احداث، خرید یا اجاره ساختمان توسط دستگاه های اجرایی، مجوز کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمان های اداری را از دستگاه اجرایی مطالبه نمایند. ماده ۵ (منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) ـ با توجه به فناوری های نوین و بکارگیری رویکردهای جدید نظیر اجرای قانون هدفمندی یارانه ها، دورکاری و... دستگاه های اجرایی موظفند فضای مشترک به همراه تجهیزات مناسب برای کارکنان دورکار را پیش بینی نماید. ماده ۶ (منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) ـ سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است با هماهنگی وزارت راه و شهرسازی، ظرف مدت (۶) ماه نسبت به بازنگری مفاد نشریه فنی ۱۷۸ (ضوابط طراحی ساختمان‌های اداری) و تطبیق آن با مفاد این مصوبه اقدام نماید. ماده ۷(منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) ـ وجوه ناشی از فروش ساختمان های موضوع این مصوبه ، مطابق قوانین و مقررات مربوط منجمله احکام پیش بینی شده در قوانین بودجه سنواتی، هزینه خواهد شد. ماده ۸ (منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) ـ در اجرای ماده ۵۶ قانون برنامه پنجم توسعه کشور، تمامی فعالیت های مربوط به برنامه ریزی، مطالعه، طراحی و اجرای ساختمان های دولتی، با رعایت مستثنیات ماده ۵۶ مذکور، در سازمان مجری ساختمان ها، تأسیسات دولتی و عمومی متمرکز می شود.

تبصره (منسوخه ۰۵ˏ۱۰ˏ۱۳۹۰) ـ دستگاههای مشمول ماده (۵۶) قانون برنامه پنجم توسعه از مفاد این بند مستثنی می باشند. ماده ۹(منسوخه ۱۵ˏ۰۲ˏ۱۳۹۷) ـ وزراء ، رؤسای سـازمان های مسـتقل و استانداران مسئول حسن اجرای این مصوبه بوده و دبیرخانه شورای عالی اداری گزارش مستمر نحوه اجرای آن را به شورا ارایه می نماید. تبصره (منسوخه ۰۵ˏ۱۰ˏ۱۳۹۰) ـ برای استاندارانی که در انجام این ضوابط اقدام مؤثر نمایند، از محل ۵% موضوع ماده(۳۸) قانون بودجه سال ۱۳۹۰ پاداش عملکرد داده خواهد شد تا صرف رفاهیات کارکنان استان و دستگاه واگذارنده نمایند. رییس جمهور و رییس شورای عالی اداری - محمود احمدی نژاد پیوست مصوبه شورای عالی اداری «استاندارد تأمین و بکارگیری ساختمان های دولتی» ۱ ـ مفاهیم و تعاریف: ۱ ـ۱ ـ فضاهای اصلی اداری: منظور فضاهایی هستند که کار اصلی اداری مستقیماً در آنها انجام می شود. از قبیل اتاق های مدیریت، کارشناسی (یک یا چند نفره)، فضای انجام امور دفتری، بایگانی های جاری (در ارتباط مستقیم با کار اداری)، و... ۱ ـ ۲ـ فضاهای وابسته: منظور فضاهایی هستند که برای تسهیل و خدمات رسانی انجام کار پیش بینی شده و در کنار فضاهای اصلی شکل می گیرند. از قبیل سالن اجتماعات، کتابخانه، کلاس های آموزشی، اتاق جلسات. ۱ ـ۳ ـ فضاهای پشتیبانی: منظور فضاهایی هستند که برای تأمین رفاه کارکنان و برای پشـتیبانی فعالیت ها و خدمـات اداری در ساخـتمان پیـش بینی شـده است. از قبیل اتاق سرور، نمازخانه، چاپ و تـکثیر، آبدارخانه، تأسیسات و انبار ملزومات، سرویس های بهداشتی. ۱ ـ ۴ـ فضای مورد نیاز برای ارباب رجوع: منظور فضاهایی هستند که برای تکریم ارباب رجوع جهت دریافت خدمات مورد نظر مشخص می گردد. ۱ ـ ۵ ـ فضاهای گردش: منظور فضاهایی هستند که برای ارتباط دادن بین فضاهای اصلی، وابسته و پشتیبانی پیش بینی می شوند. از قبیل راهروها، راه پله ها. ۱ ـ۶ ـ فضاهای اختصاصی: منظور فضاهایی هستند که بر حسب وظایف و مأموریت های دستگاه اجرایی، اختصاصاً ایجاد می گردد. از قبیل آزمایشگاه در سازمان استاندارد و تحقیقات صنعتی، خزانه در بانک ها، موزه های سازمان میراث فرهنگی. ۱ -۷ ـ زیربنای خالص: عبارتست از مجموع فضاهای اصلی اداری، وابسته، رفاهی و پشتیبانی و ارباب رجوع. ۱ ـ ۸ ـ تجهیزات اداری: مجموعه وسایل و ملزوماتی است که کارکنان دستگاه های اجرایی متناسب با پست سازمانی، نیازهای شغلی و فضای اداری موجود، برای انجام وظایف و مأموریت هایشان در راستای تحقق اهداف سازمانی نیاز دارند. بند ۲ ـ نسبت قابل قبول سطح زیربنای هر یک از فضاهای اصلی اداری، وابسته، پشتیبانی و ارباب رجوع به مجموع آنها (زیربنای خالص) این استاندارد به شرح ذیل می باشد:

فضاهای اصلی اداری

۶۰% <

سطح زیربنای فضاهای اصلی

سطح زیر بنای خالص

فضاهای وابسته اداری

۲۰% >

سطح زیربنای فضاهای وابسته

سطح زیر بنای خالص

فضاهای پشتیبانی و ارباب رجوع

۲۰% >

سطح زیربنای فضاهای رفاهی پشتیبانی و ارباب رجوع

سطح زیر بنای خالص

۲ -۱ - رعایت نسبتهای فوق در بهره برداری، خرید و اجاره ساختمان های دولتی الزامی است. ۲ ـ۲ ـ فضاهای اختصاصی مورد نیاز دستگاه اجرایی، بر اساس مأموریت و وظایف قانونی، و با رعایت مفاد ماده (۷) مصوبه... مورخ.... شورای عالی اداری تعیین می ‌شود. ۲ [۳] ـ فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران سیاسی و مشاغل همتراز (وزراء معاونین وزراء استانداران و مشاغل همتراز) بر اساس جدول شماره (۱)، فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیـران حرفه ای، کارشناسان و کارمندان در سطح ستادی و استانی بر اساس جدول شماره (۲) و فضای اصلی مورد نیاز مدیران حرفه ای، کارشناسان و کارمندان در سطح شهرستان بر اساس جدول شماره (۳) تعیین می شود. جدول شماره (۱): فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران سیاسی و مشاغل همتراز

فضای اصلی اداری مورد نیاز وزیر (شامل اتاق کار و فضای جلسات اختصاصی)

۷۰ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز استاندار (شامل اتاق کار و فضای جلسات اختصاصی)

۷۰ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز معاون وزیر و مشاغل همتراز

۳۰ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز مشاوران وزرا

۱۵ مترمربع

جدول شماره (۲) فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران حرفه ای، کارشناسان و کارمندان در سطح ستادی و استانی

فضای اصلی اداری مورد نیاز مشاوران وزرا

۱۵ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران کل و مشاغل همتراز

۲۵ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز مشاوران معاونین وزرا و استانداران

۱۵ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز معاونین مدیرکل و مشاغل همتراز

۱۵ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز رییس گروه مشاغل همتراز

۱۰ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز کارمندان (شاغلین پستهای کارشناسی و سایر پستهای سازمانی)

۶ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز رییس دفتر و فضای ارباب رجوع

۱۵ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز مسئول دفتر و فضای ارباب رجوع

۱۲ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز متصدی امور دفتری و فضای ارباب رجوع

۱۰ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز ماشین نویس

۶ مترمربع

جدول شماره (۳): فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران حرفه ای، کارشناسان و کارمندان در سطح شهرستان

فضای اصلی اداری مورد نیاز فرمانداران (شامل اتاق کار و فضای جلسات)

۶۰ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز بخشدار (شامل اتاق کار و فضای جلسات)

۴۰ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران و رؤسای ادارات (شامل اتاق کار و فضای جلسات)

۳۰ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز کارمندان (شاغلین پستهای کارشناسی و سایر پستهای سازمانی)

۶ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز مسئول دفتر و فضای ارباب رجوع

۱۲ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز متصدی امور دفتری و فضای ارباب رجوع

۸ مترمربع

فضای اصلی اداری مورد نیاز ماشین نویس

۶ مترمربع