راهنمای کامل سامانه کاتب؛ ثبت‌نام، ورود و قرارداد الکترونیکی

مقدمه

دنبال راهی سریع‌تر، امن‌تر و بدون مراجعه حضوری برای انجام کارهای ثبتی هستید؟
سامانه کاتب دقیقاً با همین هدف طراحی شده است؛ سامانه‌ای هوشمند که بسیاری از فرآیندهای پیچیده و زمان‌بر ثبتی را به چند کلیک ساده تبدیل می‌کند. در سال‌هایی نه‌چندان دور، انجام یک کار معمولی—از استعلام مالکیت گرفته تا دریافت یک گواهی ساده—می‌توانست ساعت‌ها وقت و انرژی از ما بگیرد. اما امروز با گسترش دولت الکترونیک و ارائه خدمات آنلاین، دیگر لازم نیست برای کوچک‌ترین امور در صف ادارات منتظر بمانیم.

سامانه کاتب به‌عنوان یکی از جامع‌ترین درگاه‌های خدمات ثبتی کشور، امکان مشاهده اسناد رسمی، ثبت قراردادهای ملکی، دریافت نقشه‌های کاداستر، استعلام مالکیت، پیگیری وضعیت ازدواج، طلاق، ثبت شرکت‌ها و مالکیت معنوی را به‌صورت کاملاً الکترونیک فراهم می‌کند. این سامانه با هدف افزایش شفافیت، کاهش مراجعات حضوری و ارتقای کیفیت خدمات ثبتی راه‌اندازی شده و اکنون یکی از ابزارهای ضروری برای مشاوران املاک، کسب‌وکارها و عموم شهروندان محسوب می‌شود.

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه کاتب، ثبت رسمی قراردادهای ملکی است. بر اساس قانون جدید، از تیرماه ۱۴۰۳ ثبت پیش‌نویس تمام قراردادهای ملکی در این سامانه الزامی است و تنها مشاوران املاک دارای مجوز می‌توانند این کار را انجام دهند. این الزام، امنیت معاملات را افزایش داده و از بروز اختلافات حقوقی جلوگیری می‌کند.

در این راهنمای جامع، قصد داریم سامانه کاتب را مرحله‌به‌مرحله معرفی کنیم؛ از ثبت‌نام و ورود گرفته تا آموزش ثبت قرارداد، استعلام اسناد و دریافت سایر خدمات الکترونیک. اگر می‌خواهید امور ثبتی و ملکی خود را سریع‌تر، مطمئن‌تر و قانونی‌تر انجام دهید، این راهنما مسیر را برای شما روشن خواهد کرد.

سامانه کاتب چیست؟

سامانه کاتب یک پلتفرم آنلاین و رسمی است که به منظور ثبت، پیگیری و مدیریت قراردادهای ملکی و اسناد حقوقی طراحی شده است. این سامانه به ویژه در زمینه معاملات املاک و مستغلات فعال است و به عنوان ابزاری تخصصی برای مشاوران املاک دارای مجوز عمل می کند. هدف اصلی سامانه کاتب، ارتقاء شفافیت، افزایش امنیت حقوقی، و تسهیل فرآیندهای ثبت و پیگیری قراردادها و اسناد است.

از ویژگی های برجسته سامانه کاتب می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. ثبت تخصصی قراردادهای ملکی: تنها مشاوران املاک مجاز می توانند در این سامانه قراردادهای خرید، فروش و اجاره را ثبت کنند، که این امر از ورود افراد فاقد مجوز جلوگیری می کند و امنیت حقوقی بیشتری برای طرفین قرارداد فراهم می آورد.

2. اتصال به بانک های اطلاعاتی رسمی: سامانه کاتب به پایگاه های داده و بانک های اطلاعاتی رسمی متصل است، که به طور مداوم به روزرسانی می شود و از این طریق، اطلاعات دقیق و قانونی در دسترس قرار می گیرد.

3. استعلام اسناد و مالکیت: این سامانه به کاربران امکان می دهد تا اسناد رسمی، مالکیت املاک، وقایع ازدواج و طلاق، ثبت مالکیت های معنوی و تعیین نام شرکت ها را به صورت آنلاین استعلام کنند.

4. بایگانی الکترونیکی اسناد: تمامی اسناد ثبت شده در این سامانه به صورت دیجیتال و ایمن ذخیره می شوند که دسترسی به آن ها در هر زمان و مکان ممکن می سازد.

5. افزایش شفافیت و کاهش تخلفات: با استفاده از سامانه کاتب، امکان نظارت دقیق تری بر فرآیند ثبت و پیگیری قراردادها وجود دارد که منجر به کاهش تخلفات و مشکلات حقوقی می شود.

این سامانه در راستای قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول فعالیت می کند و در حال تکمیل و به روزرسانی است تا خدمات خود را برای تمامی بنگاه های ملکی و مشاوران املاک در سراسر کشور ارائه دهد.

روش های دسترسی به سامانه کاتب

دسترسی به سامانه کاتب بسیار راحت است و برای راحتی هرچه تمام‌تر شما می‌توانید از سه روش به این سامانه وارد شوید:

1- ورود به سامانه کاتب از طریق نسخه وب (سایت رسمی سامانه کاتب)

یکی از ساده‌ترین و در دسترس‌ترین روش‌ها برای ورود به سامانه کاتب، استفاده از وب‌سایت رسمی این سامانه است. ما در این مقاله قصد داریم همین روش را به‌صورت کامل و مرحله‌به‌مرحله توضیح دهیم.

به همین منظور، کافیست روی لینک زیر کلیک کنید تا مستقیماً وارد صفحه اصلی سامانه کاتب شوید:

برای ورود به سامانه کاتب کلیک کنید!

در ادامه همین مطلب، تمامی بخش‌ها و امکانات سامانه را به‌طور کامل بررسی کرده‌ایم تا بدون هیچ ابهامی بتوانید از خدمات الکترونیکی این سامانه استفاده کنید.

2- ورود از طریق اپلیکیشن موبایل + ( لینک دانلود)

اپلیکیشن رسمی کاتب با رابط کاربری ساده و طراحی به روز، امکان دسترسی سریع و غیرحضوری به خدمات ثبتی را در اختیار کاربران قرار می دهد. این اپلیکیشن قابل نصب روی تمام دستگاه های اندرویدی و iOS است. برای استفاده، کافی ست متناسب با سیستم عامل گوشی خود، لینک دانلود را انتخاب کرده و اپ را نصب کنید.

پس از ورود، می توانید به راحتی از امکاناتی مثل استعلام اسناد، مشاهده سوابق، پیگیری درخواست ها و دیگر خدمات ثبتی استفاده کنید.

برای دانلود مستقیم اپیکیشن کاتب برای اندروید کلیک کنید!

برای دریافت PWA (وب اپلیکیشن‌) برای ios کلیک کنید!

3- ورود از طریق کد دستوری USSD

اگر به دنبال راهی ساده و بدون نیاز به اینترنت برای استفاده از برخی خدمات ثبتی هستید، کد USSD سامانه کاتب یک گزینه سریع و در دسترس است. این روش به شما امکان می‌دهد تنها با شماره‌گیری یک کد کوتاه، بدون نصب اپلیکیشن یا مراجعه به وب‌سایت، به خدمات پایه‌ای این سامانه دسترسی داشته باشید.

برای شروع، کافیست کد دستوری زیر را شماره‌گیری کنید یا روی دکمه زیر کلیک نمایید.

2282#‌*

ثبت نام و ورود به سامانه کاتب

پس از ورود به سامانه کاتب، ابتدا با صفحه ی ورود مواجه می شوید.

در صورتی که از پیش حساب کاربری ایجاد کرده اید، با وارد کردن کد ملی و انتخاب گزینه ی «دریافت کد تأیید»، یک کد ۶ رقمی به شماره تلفن همراه ثبت شده ی شما ارسال می گردد. با وارد کردن این کد، به صفحه ی اصلی سامانه هدایت خواهید شد.

در صورتی که تاکنون ثبت نام نکرده اید، با انتخاب گزینه ی «ثبت نام» وارد صفحه ی مربوطه می شوید.

در این مرحله، لازم است کد ملی، تاریخ تولد، و شماره تلفن همراهی که به نام همان کد ملی است را وارد نمایید.

پس از ثبت اطلاعات، فرآیند ثبت نام تکمیل شده و به صفحه ی ورود بازگردانده می شوید. سپس می توانید با وارد کردن کد ملی و دریافت کد تأیید ۶ رقمی وارد سامانه شوید.

دسته بندی سامانه کاتب

پس از ثبت نام و ورود موفق به سامانه کاتب، وارد صفحه ی دسته بندی خدمات خواهید شد. در این بخش می توانید خدمت مورد نظر خود را از میان دسته بندی های موجود جستجو و انتخاب کرده و مراحل مربوط به آن را انجام دهید.

دسته بندی های ارائه شده در سامانه شامل موارد زیر است:

• اسناد الکترونیک

• اسناد رسمی

• مشاورین املاک

• املاک و کاداستر

• قانون الزام

• ازدواج و طلاق

• ثبت شرکت ها

• اشخاص حقوقی

• اجرای اسناد

• سایر خدمات

در ادامه، هر یک از این دسته ها به صورت کامل معرفی و توضیح داده خواهد شد.

بخش اسناد الکترونیک در سامانه کاتب

در سال های اخیر، با گسترش خدمات الکترونیکی در کشور، بسیاری از امور ثبتی نیز وارد فضای دیجیتال شده اند. سامانه کاتب یکی از ابزارهای مهم در این مسیر است که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور راه اندازی شده تا فرایند ثبت، پیگیری و بررسی اسناد رسمی ساده تر و شفاف تر انجام شود.

یکی از بخش های اصلی این سامانه، اسناد الکترونیک است که شامل دو قسمت مهم و کاربردی به نام های اسناد الکترونیک من و تصدیق اصالت سند الکترونیک می باشد. در ادامه با هر کدام از این قسمت ها به زبان ساده آشنا می شویم.

• اسناد الکترونیک من: در این بخش از سامانه کاتب، کد یا شناسه ملی اشخاص حقیقی یا حقوقی نمایش داده می شود. با کلیک روی گزینه «ادامه»، می توانید اسناد رسمی ثبت شده به نام خود را مشاهده کرده و از میان آن ها، سند مورد نظر را جستجو و انتخاب کنید. همچنین در این قسمت این امکان وجود دارد که اسناد خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و اسنادی را که دیگران با شما به اشتراک گذاشته اند، مشاهده و بررسی نمایید.

• تصدیق اصالت سند الکترونیک: ابتدا باید نوع سند خود را انتخاب کنید، یعنی سند جدید یا سند قدیم. اگر سند جدید است، باید اطلاعات ثبت دفتر املاک الکترونیکی و کد ملی مالک را وارد کنید. اگر سند قدیم است، باید اطلاعات استان، واحد ثبتی، کد ملی مالک، شماره دفتر و شماره صفحه را وارد کنید. پس از وارد کردن اطلاعات، می توانید دکمه “بررسی” را فشار دهید تا مشخصات کامل مالک و جزئیات دقیق ملک در دسترس باشند و اصالت سند تأیید شود. در این بخش از سامانه کاتب، با وارد کردن شناسه یکتای الکترونیکی سند و کد ملی یا شناسه ملی مالک، می توانید اطلاعات مربوط به سند مورد نظر را مشاهده و اصالت آن را بررسی کنید.

بخش اسناد رسمی سامانه کاتب

در این بخش، کاربران می توانند اسناد رسمی خود را مشاهده، وضعیت سند ملک را استعلام، اصالت اسناد را بررسی، هزینه اسناد را محاسبه و درخواست های خود را پیگیری کنند. همچنین، دسترسی به دفاتر اسناد رسمی اطراف نیز در این بخش امکان پذیر شده است. در ادامه، هر یک از امکانات بخش اسناد رسمی به صورت مجزا معرفی شده اند.

• اسناد رسمی من: در این بخش، اسناد رسمی ثبت شده از سال ۱۳۹۲ به بعد نمایش داده می شوند. کاربران می توانند اسناد به نام خود را مشاهده کنند، با دیگران به اشتراک بگذارند و اسنادی که دیگران با آن ها به اشتراک گذاشته اند را بررسی نمایند.

• استعلام وضعیت الکترونیک ملک: با وارد کردن شناسه یکتای ۱۸ رقمی سند ملک، کاربران می توانند وضعیت الکترونیکی سند خود را استعلام کنند. این استعلام به منظور بررسی اصالت استعلامات صادره از دفاتر اسناد رسمی کاربرد دارد.

• تصدیق اصالت اسناد رسمی: در این قسمت، اسناد ثبت شده از سال ۱۳۹۳ به بعد قابل بررسی هستند. برای تصدیق اصالت، کافی ست شناسه سند و رمز تصدیق وارد شود تا اطلاعات دقیق سند نمایش داده شود.

• محاسبه هزینه سند: در این بخش می توان با انتخاب نوع سند (مانند وکالت نامه، صلح، رفع تنازع و…) و وارد کردن اطلاعات مورد نیاز، فهرست کامل هزینه های مرتبط با سند را دریافت کرد.

• فهرست جامع درخواست ها: کاربر می تواند در این بخش، همه درخواست های خود به دفاتر اسناد رسمی را مشاهده، پیگیری و در صورت نیاز، تکمیل یا ویرایش کند. همچنین امکان مشاهده پیام های ارسالی و دریافتی با دفترخانه وجود دارد.

• دفاتر اسناد رسمی نزدیک من: با استفاده از نقشه، کاربران می توانند دفاتر اسناد رسمی اطراف خود را به همراه موقعیت مکانی دقیق، آدرس و شماره تماس مشاهده کرده و دفتر مورد نظر را انتخاب نمایند.

بخش مشاورین املاک در سامانه کاتب

سامانه کاتب با هدف تسهیل، شفاف سازی و قانون مندسازی فرآیند تنظیم قراردادهای ملکی، امکانات ویژه ای را برای مشاورین املاک فراهم کرده است. این امکانات به گونه ای طراحی شده اند که مشاورین بتوانند تمامی مراحل تنظیم، ثبت، اصلاح و پیگیری قراردادهای ملکی را به صورت الکترونیکی و بدون نیاز به مراجعه حضوری انجام دهند. در ادامه با مهم ترین بخش های مخصوص مشاورین املاک در این سامانه آشنا می شویم

۱- درج پیش نویس قرارداد (مربوط به قانون الزام)

یکی از بخش های کلیدی برای مشاورین املاک، درج پیش نویس قراردادهایی است که مشمول قانون الزام ثبت رسمی معاملات ملکی و مالیاتی می شوند. در این قسمت:

• مشاور املاک اطلاعات کامل طرفین قرارداد (فروشنده و خریدار یا موجر و مستأجر)، مشخصات ملک (مانند آدرس، مساحت، نوع کاربری)، و شرایط توافق (مانند مبلغ، نحوه پرداخت، مدت قرارداد) را وارد می کند.

• این اطلاعات به عنوان پیش نویس ذخیره شده و برای بررسی و تأیید نهایی در سامانه باقی می ماند.

• تأیید این پیش نویس توسط مرجع مربوطه الزامی است و تنها پس از آن، امکان ثبت نهایی قرارداد فراهم خواهد بود.

این فرآیند به ویژه برای قراردادهایی با ارزش بالا یا معاملات حساس که مشمول قانون الزام هستند، اهمیت دارد.

۲- کارتابل مشاور املاک

کارتابل یک داشبورد مدیریتی جامع برای مشاوران املاک است که در آن می توانند:

• تمامی قراردادهای خود را (در حال بررسی، نهایی شده، یا بلااثر شده) مشاهده و مدیریت کنند.

• به اسناد ثبت شده، گزارش های مالی و سوابق فعالیت ها دسترسی داشته باشند.

• درخواست های ثبت شده را پیگیری یا اصلاح کنند.

این بخش به نظم دهی کار مشاورین و سهولت در مدیریت سوابق معاملاتی کمک شایانی می کند.

۳- بلا اثر نمودن قرارداد یا پیش نویس

در صورتی که به هر دلیل نیاز به حذف یا غیرفعال سازی یک قرارداد یا پیش نویس وجود داشته باشد—مثلاً تغییر نظر طرفین، اشتباه در ثبت اطلاعات یا فسخ توافق—مشاور می تواند:

• از بخش «بلااثر نمودن» برای اعلام بی اعتباری سند اقدام کند.

• علت بلااثر شدن را مستند در سامانه ثبت نماید تا در مراجعات آینده قابل استناد باشد.

۴-  ثبت متمم قرارداد

برای تغییرات بعدی در مفاد قرارداد—مانند تمدید مدت، تغییر مبلغ، افزودن شروط جدید یا تغییرات طرفین—بخش ثبت متمم در نظر گرفته شده است:

• مشاور املاک می تواند این تغییرات را با تأیید طرفین، در قالب متمم به قرارداد اصلی اضافه کند.

• این متمم ها پس از ثبت در سامانه، بخشی رسمی از سند اصلی محسوب می شوند.

۵- استعلام کد رهگیری یا شناسه ثبت

هر قرارداد در سامانه کاتب، یک کد رهگیری یا شناسه ثبت یکتا دریافت می کند که از طریق آن می توان اطلاعات دقیق سند را بازیابی کرد:

• مشاور یا طرفین قرارداد می توانند با وارد کردن این کد در بخش استعلام، وضعیت قرارداد، تاریخ ثبت، وضعیت پرداخت، تأییدیه ها و سایر جزئیات را مشاهده نمایند.

• این کد همچنین برای ارائه به سازمان امور مالیاتی و سایر نهادهای قانونی کاربرد دارد.

۶- ثبت قرارداد یکسان

یکی از امکانات جدید و مهمی که به سامانه کاتب اضافه شده، بخش ثبت قراردادهای یکسان است. قراردادهای یکسان، الگوهای استاندارد و متحدالشکلی هستند که توسط سازمان ثبت اسناد تهیه و در سامانه بارگذاری شده‌اند و طرفین معامله امکان کم یا زیاد کردن شروط قراردادی در آن‌ها را ندارند. این قراردادها بر اساس تبصره ۲ ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول طراحی شده‌اند و صرفاً برای املاک دارای سند رسمی قابل استفاده‌اند. در این بخش:

• مشاور املاک پس از ورود به سامانه، گزینه «ثبت قرارداد یکسان» را انتخاب کرده و نوع معامله (فروش یا اجاره) را مشخص می‌کند.

• اطلاعات طرفین، مشخصات سند ملک و جزئیات معامله در قالب استاندارد از پیش تعریف‌شده تکمیل می‌شود.

• پس از تکمیل اطلاعات، کد تأیید از طریق پیامک برای طرفین ارسال شده و با تأیید آن‌ها، قرارداد به صورت آنی در سامانه ثبت و کد رهگیری صادر می‌شود.

این روش به دلیل قالب غیرقابل ویرایش، از بروز اختلافات ناشی از شروط مبهم جلوگیری می‌کند و فرآیند ثبت را به شکل قابل توجهی تسریع می‌نماید. لازم به ذکر است که ثبت قرارداد یکسان صرفاً از طریق پنل مشاور املاک امکان‌پذیر است و اشخاص به تنهایی امکان ثبت مستقیم ندارند.

۷- ثبت متمم قرارداد یکسان

مشابه آنچه در بخش «ثبت متمم قرارداد» برای قراردادهای مشمول قانون الزام وجود دارد، برای قراردادهای یکسانی که پیش‌تر در سامانه ثبت شده‌اند نیز امکان ثبت متمم پیش‌بینی شده است. در صورتی که پس از ثبت قرارداد یکسان، نیاز به اعمال تغییراتی مانند تمدید مدت، تغییر مبلغ یا اصلاح مشخصات طرفین وجود داشته باشد:

• مشاور املاک از بخش «ثبت متمم قرارداد یکسان» نسبت به درج تغییرات مورد توافق اقدام می‌کند.

• برای اعمال هرگونه تغییر، حضور و تأیید طرفین اصلی قرارداد الزامی است و تأییدیه از طریق پیامک دریافت می‌شود.

• متمم ثبت‌شده به عنوان بخشی رسمی از قرارداد اصلی محسوب شده و در سوابق سامانه قابل مشاهده و استناد خواهد بود.

بخش املاک و کاداستر در سامانه کاتب

بخش املاک و کاداستر یکی از کاربردی ترین بخش های سامانه کاتب است که با هدف مدیریت آسان اطلاعات مربوط به املاک، مالکیت، گواهی ها و نقشه های کاداستری طراحی شده است. کاربران در این بخش می توانند به اطلاعات کامل مربوط به اسناد ملک، گواهی مالکیت و نقشه های رسمی دسترسی داشته باشند، اصالت آن ها را بررسی کرده و درخواست های مرتبط را ثبت یا پیگیری کنند.

• تصدیق اصالت سند ملک: در این بخش می توانید با انتخاب نوع سند، اطلاعات لازم را وارد کرده و اصالت سند ملک خود را بررسی کنید. دو نوع سند در این قسمت قابل انتخاب است:

1. سند قدیمی (اسنادی که بین سال های ۱۳۹۲ تا ۱۳۹۳ ثبت شده اند)

2. سند جدید (اسنادی که از سال ۱۳۹۳ به بعد ثبت شده اند)

پس از وارد کردن اطلاعات مورد نیاز، سامانه اطلاعات سند را بازیابی کرده و نمایش می دهد.

• املاک من: در این قسمت، تمامی املاکی که به نام شما ثبت شده اند نمایش داده می شوند. این بخش به کاربران کمک می کند تا نمایی کامل از دارایی های ملکی خود در سامانه داشته باشند.

• گواهی مالکیت ملک: در این بخش امکان ثبت درخواست صدور گواهی مالکیت ملک برای کاربران فراهم شده است. همچنین می توانید درخواست های قبلی خود را پیگیری و از وضعیت آن ها مطلع شوید.

• تصدیق اصالت گواهی مالکیت ملک: در این فرم، کافی ست شناسه استعلام و رمز استعلام گواهی مالکیت ملک را وارد کرده و با کلیک بر دکمه «جستجو»، گواهی مالکیت ملک مورد نظر را بازیابی کنید.

• درخواست های من: در این بخش امکان ثبت انواع درخواست‌های مرتبط با املاک و کاداستر برای کاربران فراهم شده است. همچنین می‌توانید فهرست درخواست‌های قبلی خود را مشاهده کرده، جزئیات آن‌ها را بررسی نموده و از وضعیت رسیدگی هر درخواست مطلع شوید.

• درخواست تهیه نقشه: این بخش به‌عنوان پیش‌نیاز ثبت ادعا برای املاک فاقد سند رسمی در نظر گرفته شده است. در این قسمت می‌توانید اطلاعات ملک خود را ثبت نمایید تا نقشه‌برداران مجاز کشوری به‌منظور تهیه نقشه UTM به محل ملک مراجعه کرده و عملیات برداشت نقشه را انجام دهند.

بخش قانون الزام در سامانه کاتب

این بخش به منظور اجرای قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول در سامانه کاتب ایجاد شده است. کاربران می‌توانند از طریق این قسمت، درخواست‌ها و اقدامات مرتبط با ثبت رسمی معاملات، تعهدات و ادعاهای مربوط به املاک را مطابق با ضوابط قانونی ثبت و پیگیری نمایند. این بخش با هدف افزایش شفافیت، پیشگیری از معاملات غیررسمی و حفظ حقوق مالکین و ذی‌نفعان طراحی شده است.

• قرارداد یکسان: در این بخش و مطابق با قانون الزام، امکان ثبت معاملات اموال غیرمنقول دارای سند رسمی صرفاً در قالب قراردادهای یکسان و نمونه فراهم شده است. کاربران می‌توانند با توجه به نوع و کاربری ملک، قرارداد مناسب را انتخاب کرده و اطلاعات مربوطه را تکمیل نمایند.

• ثبت ادعا: در این بخش، امکان ثبت ادعا برای املاک فاقد سند رسمی فراهم شده است. این سامانه از ابتدای خرداد ۱۴۰۵ راه‌اندازی شده و تنها ۲ سال مهلت قانونی برای ثبت ادعا در نظر گرفته شده است. کاربران می‌توانند پس از تهیه نقشه UTM و تکمیل اطلاعات ملک، ادعای خود را ثبت نموده و روند بررسی و رسیدگی به آن را از طریق سامانه پیگیری کنند.

بخش ازدواج و طلاق در سامانه کاتب

سامانه کاتب امکان دسترسی آنلاین به اطلاعات مرتبط با اسناد ازدواج و طلاق را نیز برای کاربران فراهم کرده است. این بخش با هدف تسهیل در بررسی اصالت اسناد، مشاهده وقایع ثبت شده و دسترسی به دفاتر ازدواج و طلاق طراحی شده است.

تمامی اطلاعات ارائه شده در این بخش مربوط به اسناد ثبت شده از سال ۱۳۹۲ به بعد است.

• تصدیق اصالت ازدواج و طلاق : در این قسمت، کاربران می توانند با وارد کردن شناسه سند ازدواج یا طلاق و رمز تصدیق، اصالت سند مورد نظر را بررسی کنند. این قابلیت به افراد امکان می دهد تا از اعتبار قانونی سند ازدواج یا طلاق خود اطمینان حاصل کنند.

• دفاتر ازدواج و طلاق نزدیک من : با استفاده از این بخش، می توانید دفاتر ازدواج و طلاق اطراف خود را روی نقشه مشاهده کنید. موقعیت مکانی دقیق هر دفتر به همراه آدرس، شماره تماس و سایر اطلاعات مرتبط نمایش داده می شود و می توانید دفتر مورد نظر را برای مراجعه انتخاب نمایید.

• وقایع ازدواج و طلاق من : در این بخش، تمامی اطلاعات ازدواج و طلاق ثبت شده به نام شما نمایش داده می شود. اطلاعات موجود شامل اسناد رسمی ثبت شده از سال ۱۳۹۲ به بعد است که به صورت طبقه بندی شده و قابل جستجو در اختیار کاربر قرار می گیرد.

بخش ثبت شرکت ها در سامانه کاتب

بخش ثبت شرکت ها در سامانه کاتب، بستری ساده و دیجیتال برای مشاهده، پیگیری و ثبت اطلاعات مربوط به شرکت های حقوقی و حقیقی فراهم کرده است. از مشاهده شرکت های ثبت شده گرفته تا بررسی نام پیشنهادی شرکت، همه امکانات در این بخش طراحی شده تا فرآیندهای ثبت و پیگیری، سریع تر و هوشمندانه تر انجام شوند.

در ادامه با بخش های مختلف این قسمت آشنا می شویم:

• شرکت های من : در این بخش، تمامی شرکت هایی که به نام شما ثبت شده اند نمایش داده می شوند. کاربران می توانند اطلاعات کلی و سوابق ثبت شرکت ها را مشاهده کرده و در صورت نیاز، اقدام به پیگیری یا ویرایش اطلاعات نمایند.

• تعیین نام هوشمند (نسخه آزمایشی) : در این قسمت می توانید نام پیشنهادی شرکت خود را وارد کرده و بررسی کنید که آیا این نام قابلیت ثبت و استفاده قانونی را دارد یا خیر. این ابزار به صورت هوشمند عمل می کند و به شما کمک می کند تا نام مناسب، قابل قبول و تکرارنشده ای برای شرکتتان انتخاب کنید.

• کارتابل قبولی سمت: به منظور تأیید قبولی سمت، امضای الکترونیک اسناد و تأیید نقل و انتقال سهام، کاربران می‌توانند به این کارتابل مراجعه نمایند. امضای مستندات توسط اشخاص ذی‌ربط به صورت الکترونیکی انجام می‌پذیرد و لازم است این اشخاص از قبل نسبت به خرید گواهی امضای الکترونیک اقدام کرده باشند. دارندگان گواهی امضای نرم‌افزاری از طریق اپلیکیشن موبایلی کاتب و دارندگان توکن سخت‌افزاری از طریق کارتابل تحت وب کاتب می‌توانند اقدام نمایند.

• خدمات ثبت شرکت: این بخش دسترسی به چهار سرویس اصلی را فراهم می‌کند: ثبت درخواست تأسیس، ثبت درخواست تغییرات، اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی و پلمب الکترونیکی قانونی. همچنین از طریق زیربخش‌های پیگیری خدمات، کاربران می‌توانند وضعیت درخواست‌های خود را از بخش مدیریت درخواست‌ها رصد کرده، به کارتابل شخصی دسترسی داشته باشند و سؤالات خود را از طریق بخش پرسش و پاسخ مطرح نمایند.

بخش اشخاص حقوقی در سامانه کاتب

بخش اشخاص حقوقی در سامانه کاتب، ویژه شرکت‌ها و مؤسسات حقوقی طراحی شده تا بتوانند سند الکترونیکی کسب‌وکار خود را دریافت و پیگیری کنند. این بخش امکان صدور، مشاهده و پیگیری سند الکترونیک را در قالب فرآیندی دقیق، گام به گام و شفاف فراهم کرده است. در ادامه با بخش‌های مختلف این قسمت آشنا می‌شویم:

صدور سند الکترونیکی شخص حقوقی

در این بخش با انتخاب گزینه صدور سند، ابتدا قوانین و مقررات نمایش داده می‌شود. پس از تأیید آن‌ها، وارد فرم درخواست می‌شوید. سه گزینه اصلی برای شما فعال خواهد شد: درخواست صدور سند الکترونیکی، پیگیری درخواست‌های قبلی و درخواست مشاهده سند. برای صدور سند، ابتدا باید شناسه ملی شرکت وارد شود و پس از تأیید کد امنیتی، مشخص کنید که رمز یک‌بارمصرف برای کدام یک از مدیران (مدیرعامل، رئیس یا نایب‌رئیس هیئت مدیره) ارسال شود. پس از ورود به سامانه، فرم درخواست در ۵ گام نمایش داده می‌شود:

1. اطلاعات عمومی شرکت: شامل شناسه ملی، نام شرکت، آدرس، شماره ثبت و کدپستی (قابل ویرایش). پس از تغییر کدپستی باید آگهی روزنامه رسمی بارگذاری شود.

2. اطلاعات سرمایه: بسته به نوع شرکت (سهامی خاص یا مسئولیت محدود)، اطلاعات سرمایه نقدی و غیرنقدی وارد شده و آگهی مربوطه بارگذاری می‌شود.

3. اطلاعات مدیران و بازرسین: اطلاعات سمت، نوع شخص، نام، تابعیت و نماینده قانونی مدیران و بازرسین وارد می‌شود. این بخش قابل ویرایش نیست و در صورت عدم تطابق اطلاعات با آخرین آگهی رسمی، لازم است ضمن اعلام نقص، شخص ذی‌سمت با مدارک لازم به مراجع ثبتی مراجعه حضوری نماید.

4. اطلاعات سهامداران / شرکا: برای شرکت‌های سهامی حداقل ۳ سهامدار الزامی است. امکان بارگذاری اطلاعات از فایل Excel یا ثبت دستی نیز فراهم است.

5. سایر اطلاعات: مانند نوع شخصیت حقوقی، موضوع فعالیت، محل اقامت، سرمایه، دارندگان حق امضا و سال مالی. برخی موارد قابل ویرایش‌اند، برخی بر اساس اطلاعات قبلی تکمیل شده‌اند.

پس از تکمیل تمامی اطلاعات، گزینه «تأیید صحت اطلاعات» را انتخاب و دکمه «ارسال به کارشناس» را بزنید. پیام «قبول مسئولیت» نمایش داده شده و پس از دریافت و ثبت رمز یک‌بارمصرف، کد رهگیری برای پیگیری درخواست صادر می‌گردد. توجه داشته باشید که پس از دریافت کد رهگیری امکان ویرایش اطلاعات وجود ندارد. در صورت رد درخواست توسط کارشناس، مراتب از طریق پیامک اعلام شده و امکان اصلاح مجدد فراهم خواهد بود.

صفحه اختصاصی دستگاه ناظر

این بخش ویژه سازمان‌ها و نهادهای دولتی ناظر طراحی شده و امکان مشاهده و بررسی اطلاعات اشخاص حقوقی ثبت‌شده در سامانه را برای مراجع ذی‌صلاح فراهم می‌کند.

استعلام شخص حقوقی

برای بررسی صحت اطلاعات شرکت‌ها، می‌توانید شناسه ملی یازده‌رقمی شخصیت حقوقی را وارد کرده و اطلاعات رسمی ثبت‌شده آن را استعلام نمایید.

پیگیری درخواست

پس از ثبت درخواست صدور سند، متقاضیان می‌توانند از طریق این بخش با استفاده از کد رهگیری، وضعیت دقیق درخواست خود را رصد نمایند.

بخش اجرای اسناد رسمی در سامانه کاتب

بخش اجرای اسناد رسمی در سامانه کاتب، برای مدیریت و پیگیری پرونده‌های اجرایی طراحی شده است. در این بخش کاربران می‌توانند به اطلاعات پرونده‌های خود دسترسی داشته و تمامی مراحل اجرایی را از ثبت تقاضا تا خاتمه پرونده به صورت الکترونیکی پیگیری کنند. در ادامه با بخش‌های مختلف این قسمت آشنا می‌شویم:

• پرونده‌های من: در این بخش، کاربر می‌تواند لیست کامل پرونده‌های اجرایی خود را مشاهده، مدیریت و پیگیری کند. امکاناتی مانند مشاهده شماره پرونده، عنوان، واحد اجرا، وضعیت و تاریخ ثبت فراهم است. همچنین از طریق بخش اشتراک‌گذاری، می‌توانید پرونده‌هایی که با دیگران به اشتراک گذاشته‌اید یا دیگران با شما به اشتراک گذاشته‌اند را مشاهده کنید. این قابلیت برای وکلا، اعضای هیئت مدیره شرکت‌ها و نمایندگان قانونی بسیار کاربردی است.

• استعلام ممنوع‌الخروجی: در این بخش کاربران می‌توانند وضعیت ممنوع‌الخروجی خود را بررسی کنند. این استعلام صرفاً مربوط به پرونده‌های اجرایی در ادارات اجرای اسناد رسمی است و شامل احکام کیفری، قضایی یا پرونده‌های سایر نهادها نمی‌شود.

• ثبت تقاضانامه: از این بخش می‌توان نسبت به ثبت درخواست صدور اجرائیه برای اسناد رسمی لازم‌الاجرا—مانند چک، مهریه، سند رهنی و قراردادهای بانکی—اقدام کرد. ادارات اجرا مکلفند ظرف ۲۴ ساعت نسبت به بررسی تقاضانامه و تشکیل پرونده الکترونیکی اقدام نمایند.

• رفع ممنوع‌الخروجی: در صورتی که ممنوع‌الخروجی مرتبط با یک پرونده اجرایی رفع شده باشد، کاربر می‌تواند از طریق این بخش درخواست رفع آن را ثبت و پیگیری کند.

• تخلیه: این بخش مربوط به درخواست تخلیه ملک وثیقه‌ای یا مورد اجراست که پس از طی مراحل قانونی و برنده شدن در مزایده، امکان پیگیری الکترونیکی آن فراهم شده است.

• ارزیابی: پس از توقیف اموال، کاربر می‌تواند درخواست ارزیابی و کارشناسی مال توقیف‌شده را از طریق این بخش ثبت و وضعیت آن را پیگیری نماید. ارزش تعیین‌شده در مرحله ارزیابی به عنوان قیمت پایه مزایده لحاظ می‌شود.

• درخواست‌های تبعی: این بخش برای ثبت درخواست‌های مکمل و تبعی پرونده‌های اجرایی در جریان—مانند معرفی مال، تقاضای تجدید مزایده یا سایر اقدامات تکمیلی—در نظر گرفته شده است.

• مزایده: در این بخش اطلاعات مزایده اموال توقیف‌شده نمایش داده می‌شود. شرکت در مزایده منوط به پرداخت ده درصد از مبلغ پایه کارشناسی است و برنده مزایده موظف است ظرف یک ماه نسبت به پرداخت کامل مبلغ اقدام نماید.

• شکایت: در صورت اعتراض به عملیات اجرایی یا مخالفت با مراحل پرونده، کاربر می‌تواند شکایت خود را از طریق این بخش ثبت و پیگیری کند.

• رفع بازداشت اموال: در صورت تسویه بدهی یا رفع علت بازداشت، امکان ثبت درخواست رفع بازداشت اموال از طریق این بخش فراهم شده است.

• هزینه‌های پرونده: در این بخش کاربران می‌توانند هزینه‌های مرتبط با پرونده اجرایی خود را مشاهده و نسبت به پرداخت آنلاین آن‌ها اقدام نمایند.

• فعال‌سازی پرونده: این بخش برای فعال‌سازی پرونده‌های اجرایی که به دلایلی متوقف یا غیرفعال شده‌اند در نظر گرفته شده است.

• درخواست تبعی شخص ثالث: اشخاص ثالثی که در پرونده اجرایی ذی‌نفع هستند می‌توانند از طریق این بخش درخواست‌های مرتبط با حقوق خود را ثبت و پیگیری نمایند.

• خاتمه پرونده: پس از استیفای کامل حقوق بستانکار و اتمام عملیات اجرایی، درخواست خاتمه پرونده از طریق این بخش ثبت می‌شود.

بخش سایر خدمات در سامانه کاتب

بخش مالکیت معنوی

بخش مالکیت معنوی در سامانه کاتب، بستری هوشمند و الکترونیکی برای مدیریت و پیگیری اسناد مربوط به حقوق مالکیت فکری از جمله اظهارنامه‌ها، گواهینامه‌ها و آگهی‌های رسمی است. این بخش با هدف شفاف‌سازی، تسریع روند بررسی و حفظ حقوق مؤلفان، مخترعان و صاحبان برندها طراحی شده است. در ادامه با زیربخش‌های این قسمت آشنا می‌شویم:

• تصدیق اصالت گواهینامه: در این قسمت می‌توانید با وارد کردن شناسه یکتای گواهینامه و رمز تصدیق، از اصالت گواهینامه‌های صادرشده در حوزه‌هایی مانند ثبت اختراع، ثبت طرح صنعتی، ثبت علائم تجاری و ثبت آثار ادبی و هنری اطمینان حاصل کنید.

• اظهارنامه‌های من: در این قسمت امکان مشاهده، پیگیری و اشتراک‌گذاری اظهارنامه‌های مربوط به مالکیت معنوی فراهم است. می‌توانید تمام اظهارنامه‌های ثبت‌شده به نام خود را مشاهده کنید، اظهارنامه‌هایی که با دیگران به اشتراک گذاشته‌اید یا دیگران با شما به اشتراک گذاشته‌اند را بررسی کنید و اظهارنامه‌های ارسال‌شده از طرف سایر افراد یا مؤسسات را پیگیری نمایید.

• تصدیق اصالت گواهی موقت: در این بخش می‌توانید با وارد کردن شماره اظهارنامه و شماره نامه گواهی موقت، صحت و اصالت گواهی موقت صادرشده را بررسی کنید. این گواهی‌ها معمولاً پیش از صدور نهایی گواهینامه و برای استفاده‌های موقت یا حقوقی صادر می‌شوند.

• مشابهت‌سنجی علامت تجاری: از طریق این ابزار می‌توانید پیش از ثبت اظهارنامه، علامت تجاری پیشنهادی خود را با علائم ثبت‌شده در پایگاه داده رسمی مقایسه کنید تا از احتمال رد شدن به دلیل تشابه با برندهای موجود جلوگیری شود.

• مشابهت‌سنجی طرح صنعتی: مشابه ابزار فوق، این بخش امکان بررسی و مقایسه طرح صنعتی پیشنهادی با طرح‌های صنعتی ثبت‌شده را فراهم می‌کند تا پیش از ثبت اظهارنامه، از منحصربه‌فرد بودن طرح اطمینان حاصل شود.

بخش شکایات

در سامانه کاتب بخشی مجزا برای ثبت و پیگیری شکایات کاربران در نظر گرفته شده است. این بخش به کاربران اجازه می‌دهد در صورت بروز هرگونه نارضایتی از عملکرد ادارات ثبت، کارکنان یا فرآیندهای اجرایی، شکایات خود را به صورت رسمی و مستند ثبت کنند. کاربران می‌توانند فرم شکایت را تکمیل کرده، مستندات خود را بارگذاری کرده و مراحل رسیدگی را به صورت آنلاین پیگیری نمایند.

بخش خدمات عمومی

بخش خدمات عمومی سامانه کاتب مجموعه‌ای از ابزارهای کاربردی است که برای سهولت دسترسی کاربران به خدمات ثبتی طراحی شده‌اند. در این قسمت دو سرویس اصلی در اختیار کاربران قرار دارد:

• کارتابل امضاء: در این بخش کاربران می‌توانند اسناد الکترونیکی خود را بررسی و امضای دیجیتال خود را ثبت نمایند.

• استعلام آگهی: از طریق این بخش می‌توان آگهی‌های رسمی سازمان ثبت را جستجو و استعلام کرد.

بخش پشتیبانی

بخش پشتیبانی سامانه کاتب، راه ارتباطی مستقیم کاربران با سامانه و کارشناسان است و شامل سه زیربخش می‌شود:

• تیکت پشتیبانی: در صورت بروز مشکل یا نیاز به راهنمایی، کاربران می‌توانند از طریق این بخش تیکت ثبت کرده و پاسخ را به صورت مکتوب دریافت نمایند.

• گفتگو با کارشناسان: این بخش امکان ارتباط آنلاین و مستقیم با کارشناسان پشتیبانی سامانه را فراهم می‌کند.

• پیام‌های من: شامل کلیه مکاتبات سیستمی، اعلان‌ها، هشدارها و پاسخ‌های مربوط به درخواست‌هاست که به صورت مرتب بایگانی و قابل پیگیری هستند.

نتیجه گیری

سامانه کاتب، فراتر از یک درگاه الکترونیک ساده، یک انقلاب در دنیای خدمات ثبتی کشور است. این پلتفرم هوشمند با ارائه امکاناتی همچون ثبت و پیگیری قراردادهای ملکی، استعلام اسناد رسمی، مشاهده املاک، دریافت گواهی‌ها و نقشه‌های کاداستری، بررسی وضعیت ازدواج و طلاق، ثبت شرکت‌ها و مدیریت مالکیت معنوی، تمام آنچه یک شهروند یا مشاور املاک برای انجام امور ثبتی نیاز دارد را در یک بستر یکپارچه گردآوری کرده است.

استفاده از سامانه کاتب نه‌تنها زمان و هزینه شما را صرفه‌جویی می‌کند، بلکه با افزایش شفافیت، امنیت حقوقی و کاهش تخلفات، اطمینان خاطر بیشتری برای معاملات و امور ثبتی شما به همراه دارد. قابلیت ثبت رسمی قرارداد توسط مشاوران مجاز و دسترسی ۲۴ ساعته به خدمات، این سامانه را به ابزاری ضروری برای هر کسی که با امور ثبتی سروکار دارد، تبدیل کرده است.

ما در این راهنمای جامع، تلاش کردیم تمام بخش‌ها و امکانات سامانه کاتب را گام‌به‌گام و به زبان ساده برایتان توضیح دهیم تا بتوانید با اطمینان و آگاهی کامل از این درگاه پیشرفته استفاده کنید. از ثبت‌نام و ورود گرفته تا دریافت اسناد، ثبت قرارداد، استعلام و پیگیری درخواست‌ها، همه چیز را پوشش داده‌ایم.

اگر در هر مرحله‌ای سوال یا ابهامی داشتید، خوشحال می‌شویم که در بخش نظرات پاسخگوی شما باشیم. تجربیات و پرسش‌های شما می‌تواند برای دیگران نیز راهگشا باشد.

سامانه کاتب، پلی است به آینده‌ای که در آن دیگر نیازی به صف‌های طولانی، مراجعات مکرر و فرآیندهای پیچیده نیست. با استفاده از این ابزار هوشمند، امور ثبتی خود را ساده، سریع و مطمئن انجام دهید و از مزایای دولت الکترونیک به طور کامل بهره‌مند شوید.

سوالات متداول